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As reuniões de assembleia costumam debater e decidir vários assuntos importante para o futuro do condomínio. Por esse motivo, a participação dos condôminos é fundamental nessas reuniões.
Isso faz com que muitos síndicos se esforcem para atrair o maior número de participantes o possível para a assembleia e garantir o quórum necessário para aprovar projetos importantes que serão essenciais para o condomínio, além de discutir situações pertinentes do cotidiano que causam impacto na vida de todos os moradores do local.
Pensando nisso, listamos algumas dicas que podem ajudar você, síndico, a aumentar a participação dos condôminos na assembleia do seu condomínio. Continue a leitura e confira!
Convoque a assembleia com antecedência
O dia a dia de todo mundo é sempre muito corrido e, muitas vezes, é difícil encontrar espaço na agenda para participar das assembleias. Uma maneira de garantir que todos os condôminos consigam se planejar para participar de todas assembleias é convocá-las com o máximo de antecedência possível, cerca de dez dias antes é um bom prazo.
Capriche no edital de convocação
É no edital de convocação que o síndico tem o poder de convencer os moradores a participar da assembleia. Neste edital, devem constar os assuntos que serão debatidos na reunião, além de local, data, horário de início e duração da reunião.
Também vale destacar no edital a importância da presença de todos os condôminos nas decisões do empreendimento. Além disso, o edital possibilita que os moradores saibam dos assuntos que serão tratados e se preparem para tirar suas dúvidas durante a assembleia.
Escolha com cuidado a data e o horário
A data e horário da assembleia também serão determinantes para a lotação ou não da reunião. Saber quais dias e horários são mais efetivos para que todos consigam participar da reunião é um ponto essencial. Por isso, tenha esse cuidado e planeje com atenção o dia que irá realizar a assembleia.
Outra dica é evitar marcar assembleias perto de feriados, noites de jogos de futebol e finais de semana. Também é muito importante não marcar as reuniões durante o horário comercial. O horário mais comum para a realização das reuniões é geralmente às 20 horas.
Evite discutir assuntos que não estão na pauta
As pautas da reunião são montadas e notificadas com antecedência. Uma dica para evitar que as reuniões se tornem tumultuadas é evitar que pautas que não foram planejadas sejam discutidas durante a reunião, transformando esse momento em discussões desnecessárias. Para isso, utilize metodologias de mediação de discussões, guiando o andamento da assembleia e evitando transtornos.
Estabeleça regras para a reunião
Uma boa forma de garantir que todas as pautas sejam tratadas e que a assembleia não se estenda mais do que o prazo determinado é estabelecer regras para a reunião. Algumas regras que podem ser definidas são:
- Manter os celulares desligados ou no modo silencioso;
- Não interromper quem está com a palavra;
- Levantar a mão para solicitar a palavra;
- Não discutir questões pessoais;
- Definir uma ordem de discussão das pautas.
Ofereça um ambiente confortável
Se no seu condomínio há espaços de convivência diferenciados, uma boa forma de atrair mais participantes para a assembleia é realizar as reuniões nesses ambientes. Além de garantir mais conforto aos condôminos, isso pode demonstrar que sua gestão está preocupada em realizar ações diferentes e que engajem os condôminos.
