Tempo de leitura: 3 minutos
Conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil, a prestação de contas do condomínio deve ser realizada obrigatoriamente ao menos uma vez no ano. E, é de atribuição do síndico organizar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão em assembleia.
Trata-se da necessidade de apresentar relatórios com informações sobre transações econômicas dentro de um determinado período. Esse tipo de documentação precisa conter dados detalhados sobre patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas. De modo geral, a prestação de contas é a comprovação de todos os gastos e ganhos de um condomínio.
A prestação de contas, tem como finalidade apresentar toda a movimentação financeira do condomínio, ou seja, mostrar aos condôminos de onde vêm as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de possibilitar um planejamento para gastos e necessidades futuras.
Como fazer a prestação de contas do condomínio?
Organizar uma apresentação que contemple todas as despesas e investimentos de um ano é um grande desafio e que exige preparação. São vários os documentos que devem ser reunidos e contabilizados.
Se você é síndico de primeira viagem, é muito possível que esteja perdido em meio à tantos papéis. Por esse motivo, vamos listar cada um desses documentos essenciais que devem ser entregues na hora da prestação de contas do condomínio:
1- Relatório do orçamento: é importante revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
2- Relatório de Receitas: é dividido em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial.
3- Relatório de Despesas: divida esse relatório em três contas para facilitar o entendimento:
- Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos mensalmente;
- Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;
- Extras: obras ou consertos extraordinários.
4- Balancete: é o resumo das despesas e receitas do condomínio, inclui o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas também pode ser feita de forma mensal, através desse documento.
5- Inadimplência: divulgar as porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
Apesar de ter todas as informações documentadas e completas, se o síndico não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez. Veja algumas dicas para a apresentação da prestação de contas em condomínio:
1- Se prepare antes do dia da reunião
Anote as informações mais importantes e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça um questionamento. É essencial solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.
2- Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos
A prestação de contas possui muitas informações e nem todos os condôminos vão conseguir lembrar tudo o que foi citado. Por esse motivo, elabore um material para acompanhar a sua apresentação como slides, por exemplo. Além disso, planilhas de gastos e outros assuntos podem ser incluídos nesse material.
3- Prepare uma apresentação visualmente estimulante
Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam complementares.
4- Separe tudo em categorias
Para evitar o acúmulo de informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.
