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Todos os anos, condomínios do país inteiro devem se organizar para a elaboração da previsão orçamentária, documento que determina o valor da cota condominial do próximo ano. Este planejamento financeiro deve ser elaborado com muita atenção pelos síndicos e administradoras dos condomínios.
A previsão orçamentária faz parte do planejamento das atividades financeiras com as quais o condomínio arcará durante o ano seguinte. Ela estabelece o destino dos investimentos para fixar um valor na taxa condominial.
Estes valores são obtidos por meio do cálculo percentual das despesas em um determinado período. Isso significa que para fazer a previsão orçamentária é preciso conhecer o histórico de contas do condomínio, de preferência dos últimos dois anos. Continue a leitura e veja o que não pode faltar na elaboração da Previsão Orçamentária do seu condomínio.
Faça um levantamento dos dados financeiros do condomínio
A previsão orçamentária faz parte do planejamento de atividades financeiras do condomínio, mas para determinar os valores é necessário conhecer o histórico de gastos.
Para que isso seja possível, os síndicos devem pedir a ajuda da empresa administradora. Além disso, para que a previsão orçamentária seja feita da forma certa, é necessário analisar todos os gastos. Deve ser considerada a inflação, dissídio coletivo dos funcionários do condomínio, férias e 13º salário, concessionárias e manutenções.
Também é indicado dividir os gastos em dois grupos: estimativas em despesas fixas mensais e a arrecadação prevista. Após isso, apresente o documento em forma de uma planilha.
Realize a divisão das contas e elabore a média mensal de despesa
Veja alguns itens fundamentais que devem compor sua previsão orçamentária. Vale destacar que cada um destes itens deve ser uma linha na sua planilha, com o custo mensal discriminado todos os meses. Também é importante definir o valor médio gasto com cada item. Assim você conseguirá entender as oscilações dos gastos de cada mês.
- Folha de pagamento
A folha de pagamento representa cerca de 50% a 70% de todas as despesas, considerando o pagamento de férias, 13º salário e os encargos com os funcionários. Ao fazer o levantamento dos valores investidos com a folha de pagamento, é possível observar a quantidade de horas extras que os funcionários têm feito para readequar os recursos.
- Contas de consumo
Aqui devem ser incluídos os gastos com energia das áreas comuns, água e gás. Para diminuir o investimento com este item, alguns condomínios adotam a medição individual.
Nos condomínios que ainda não possuem a medição individual, uma opção é cobrar à parte e em forma de rateio. Isso colabora na conscientização dos moradores e evita que os investimentos destinados a outros serviços tenham que ser realocados.
- Manutenção
Os custos da manutenção e conservação das instalações e equipamentos também devem ser incluídos na elaboração da planilha de previsão orçamentária. Desde os gastos mensais com a manutenção de portões, jardins e áreas comuns, até os sazonais como dedetização, todos devem ser lembrados. Além disso, compare os preços cobrados pelas empresas prestadoras de serviços e encontre a melhor oferta para o seu condomínio.
- Materiais de consumo e despesas administrativas
Também é importante não esquecer de listar os gastos com todos os materiais de uso diário do condomínio, como os sacos de lixo, produtos de limpeza, uniforme dos funcionários, entre outros. Leve em consideração também os custos com pagamento do síndico, assim como os honorários e custos da empresa que administra o condomínio.
Leve em consideração os reajustes do próximo ano
Para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante levar em consideração o vencimento dos contratos vigentes. Sobre o salário dos funcionários, o reajuste parte de um acordo entre os sindicatos, e a definição de quando isso ocorre varia conforme a região e a profissão, mas não é comum que seja muito maior do que a inflação.
Considere a inadimplência
A inadimplência é o problema mais comum nos condomínios brasileiros. As taxas de inadimplência devem ser consideradas no momento de organizar e elaborar a previsão orçamentária. Mais do que isso, é dever do síndico acompanhar este índice ao longo do ano para evitar o crescimento e, por consequência, evitar que a previsão orçamentária tenha que ser reajustada, o que pode causar o transtorno dos moradores que mantêm suas contas em dia.
Lembre-se dos gastos emergenciais
Para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante ter posse de todos os dados e apresentar um documento que mostre números concretos para evitar que o condomínio passe por gastos emergenciais. Para isso, as contas devem fechar todos os meses, mas o ideal é deixar uma certa margem para eventuais problemas.
Seja um mês em que ocorreram atrasos nos pagamentos das cotas, ou um vazamento inesperado que gerou um gasto considerável, é essencial que haja recurso em caixa para resolver estas questões que mesmo uma boa previsão orçamentária não poderia antecipar.
