Entenda tudo sobre administradora de condomínios

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As tarefas dentro de um condomínio podem parecer infinitas. A gestão financeira, administrativa e humana, pode se tornar um trabalho muito árduo e pesado para quem estiver a frente do trabalho. É necessário convocar para reuniões, presidir assembleias, apresentar balancetes, lidar com as solicitações dos condôminos, gerir funcionários, prestação de contas, fazer cobranças, pagar fornecedores e gestão tributária. É possível que, em algum momento, tanto o síndico quanto os condôminos avaliem que é preciso uma ajuda extra. Nesse momento é que as administradoras de condomínios prestam um excelente trabalho.

A administradora de condomínio é o braço direito do síndico quando o assunto são as tarefas burocráticas. É uma empresa terceirizada que faz o serviço administrativo do seu condomínio. Ela vai ter uma equipe de profissionais que vai, entre suas tarefas:

Gerir as contas a pagar
Fazer as convocações de reuniões da assembleia
Enviar balancetes ao conselho e moradores
Fazer previsões orçamentárias e gerir os funcionários
Fazer as cobranças das cotas condominiais

Resumindo, a administradora cuida de toda a parte burocrática para que o síndico consiga gerenciar de maneira mais eficiente o relacionamento cotidiano dos moradores. A empresa a ser contratada é definida em reunião da assembleia e o síndico é o responsável por avaliar se o serviço prestado está de acordo com o contratado pelo condomínio.

Quais as funções de uma administradora de condomínio?

A administradora de condomínios irá gerir a parte administrativa, recursos humanos e jurídica de um condomínio. Porém, é sempre importante ressaltar que todas as decisões finais são feitas pelo síndico e que os serviços prestados vão depender do contrato estabelecido entre o condomínio e administradora.

Veja a lista com algumas das principais atribuições de uma administradora de condomínio:

Gestão Tributária;
Contas a pagar;
Cobranças/contas a receber;
Gerenciar todos os arquivos, documentos, atas, registros em cartório relacionados ao condomínio;
Prestar atendimento de dúvidas e solicitações dos condôminos;
Pesquisar orçamentos para obras bem como atender os fornecedores;
Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
Elaborar previsões orçamentárias;
Realizar toda a prestação de contas que será apresentada anualmente e disponibilizar as atualizações mensais (balancetes) para os moradores;
Gerir o seguro incêndio e a manutenção de todos os equipamentos de segurança segundo as normas estabelecidas pela ABNT;
Gerenciar todos os contratos de serviços terceirizados;
Recrutar, selecionar e treinar os funcionários contratados;
Ser responsável por todo o gerenciamento dos recursos humanos do condomínio;
Prestar assessoria jurídica na elaboração de documentos como convenção e regimento interno;
Oferecer assessoria jurídica em questões tributárias, fiscais e trabalhistas.

Todos os serviços prestados pela administradora devem constar no contrato estabelecido entre o condomínio e a empresa. Portanto, os deveres dela podem variar.

Qual o papel do síndico quando se tem uma administradora de condomínio?

O síndico é o responsável legal do condomínio, o que o torna essencial. Ele atua como um gerente dentro dessa relação condomínio X administradora. Ele garante que os serviços sejam executados de acordo com as decisões dos moradores nas reuniões da assembleia.

Para isso, é preciso estabelecer uma relação de confiança entre síndico e administradora, já que a empresa irá realizar todo o papel administrativo e burocrático do condomínio. Apesar da credibilidade da administradora, é preciso, por parte do síndico, compreender que a empresa é uma prestadora de serviços e como tal precisa cumprir o que está firmado no contrato.

Quem escolhe a administradora do condomínio?

O Código Civil de 2002, no artigo 1.348, dá ao síndico a autonomia de transferir totalmente ou parcialmente a outro os poderes de representação e, as funções administrativas que são de sua responsabilidade, a partir de sua eleição por assembleia geral ordinária.

Como escolher uma administradora para o seu condomínio?

Isso sempre gera muita dúvida, o que é compreensível, pois é um desafio que exige cautela. Isso porque você está escolhendo uma empresa que firmará uma parceria de confiança e cuidará de todas as contas do condomínio. Como a administradora irá gerenciar toda a parte financeira e se responsabilizará pela gestão de serviços terceirizados é necessário ter certeza da sua idoneidade.

É recomendada uma pesquisa de mercado para avaliar:

Quais serviços são oferecidos;
Valores cobrados;
Quantos anos essa administradora de condomínio está no mercado;
Quantos clientes possui;
Peça uma lista de clientes ativos e visite os condomínios para fazer uma avaliação mais precisa;
Ela trocou de CNPJ muitas vezes?;
Pesquise se não existe nenhum processo ligado ao CNPJ da administradora;

É obrigatório a contratação de uma administradora para condomínio?

Talvez, a sua dúvida seja, se realmente é necessário contratar uma administradora para condomínio. A verdade é que optar ou não por contratar o serviço você deve analisar o condomínio e sua estratégia de administração. Claro, contratar alguém que gerencie tudo relacionado ao condomínio não é algo obrigatório. Porém, a não ser que você seja muito apto em todas as funções administrativas, financeiras e jurídicas, é importante ter ajuda e contar com especialistas. Você vai ganhar tempo e dinheiro!