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Conforme o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia, o que, na maioria dos condomínios, costuma ocorrer no último trimestre do ano.
Penando nisso, para colaborar na elaboração da prestação de contas do seu condomínio, selecionamos algumas dicas de como organizar a documentação que deve ser apresentada e como proceder em caso de reclamações. Continue a leitura e confira:
Quais documentos são necessários?
Os documentos que você, síndico, precisa ter em mãos para elaborar e apresentar a prestação de contas são:
- Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora (caso haja), das empresas terceirizadas;
- AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, também o certificado de brigada de incêndio, pára raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários;
- Atestado de dedetização, lavagem das caixas d’água e da última análise da potabilidade de água;
- A pasta de prestação de contas composta por: demonstrativo de despesas (que deve ser de fácil compreensão e contar um resumo do número de contas do balanço). Documentação comprobatória de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes). Além desses, o balanço contábil detalhado, pode dividido em três contas: Pessoal (inclui salários, férias, cesta básica e outros), Fixas (água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, et) e Variáveis (limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
Como fazer a apresentação?
A apresentação deve ser realizada de forma clara. Separamos algumas dicas para ajudar nesta etapa:
- No início da assembleia, é indicado que o síndico ou a administradora distribua, logo no início, uma folha com os detalhes que serão discutidos na prestação de contas, como o comparativo com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior;
- Compare a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre a razão dos gastos;
- Use a divisão por item como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, Internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita o entendimento;
- É importante informar a todos que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis na administração do prédio;
- É recomendado detalha as despesas, pois, contabilmente, a compra de uma caixa de fósforo é tão importante quanto a de um equipamento de segurança;
- Se houver críticas ou objeções, faça uma análise e, se realmente procederem, adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes. Procure se adequar às necessidades do público, que irá aprovar ou não a pasta de prestação de contas.
O que não pode faltar na prestação de contas?
Há alguns fatores que são fundamentais para que a prestação de contas esteja completa, outros, no entanto, podem ser deixados de lado. Veja o que você não pode esquecer:
- Considere sempre que para o balanço ser transparente não pode faltar a receita, a lista de inadimplência e despesas;
- Limite-se apenas ao período que está em pauta;
- Nunca esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.
Como abordar a inadimplência?
Aborde a inadimplência de forma a apresentar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, isso pode gerar confusão. Além disso, não cite o nome dos devedores, apenas o número dos apartamentos.
Também aborde o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais). E, não esqueça de ouvir a opinião de todos e para tirar suas conclusões.
O que fazer se a prestação de contas não for aprovada?
Pode ocorrer da prestação de contas não ser aprovada. Às vezes, um erro de digitação ou a falta de atenção em algum lançamento pode causar esse incômodo. Caso o balanço não seja aprovado, uma saída é auditar as contas.
Outra solução é esclarecer quais itens ficaram pendentes e solicitar um prazo para que as explicações sejam apresentadas. Para isso, uma nova assembleia deve ser convocada. O ideal é que quem fez o balanço consiga dar uma explicação convincente ou, se realmente houver um erro, consertá-lo.
