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Outubro é o primeiro mês do último trimestre e oficializa a chegada do final do ano. Geralmente, o último trimestre parece ser o mais cheio de tarefas e aquele que passa mais depressa. Como ninguém gosta de ser pego de surpresa, elaboramos este post com algumas dicas para não haver problemas nem final do ano e nem no começo do ano que vem. Continue a leitura e confira:
Atenção ao orçamento
O orçamento é um item que deve ser analisado com cuidado. É de suma importância que se faça uma análise minuciosa do que se tem em caixa e dos custos enfrentados até dezembro.
Deve-se considerar gastos com uma possível decoração natalina, 13° salário dos funcionários, além de alguma gratificação para funcionários e/ou fornecedores. Caso o montante de dinheiro guardado não seja suficiente para cobrir os gastos, o ideal é convocar uma assembleia para aprovação de um rateio extra até dezembro.
Assim, o valor acrescido na taxa mensal é diluído, evitando-se uma possível inadimplência. E como a inadimplência no mês de janeiro costuma aumentar, uma forma de tentar contornar a situação é programar a emissão do boleto de cobrança d para até o dia 12 ou 13 de dezembro. Dessa forma, o condômino já pode pagar a sua taxa antes de viajar no final do ano.
Previsão e aprovação das contas
Geralmente, a assembleia de aprovação de contas do ano e previsão orçamentária é realizada no final ou no começo do ano. Portanto, quanto antes o síndico começar a preparação para a reunião, melhor.
É indicado que o Conselho Fiscal acompanhe os gastos do condomínio mensalmente. Caso isso não esteja ocorrendo, fazer uma reunião do grupo o mais breve possível possibilitará que qualquer dúvida seja sanada com antecedência, evitando problemas de última hora.
Documentação
Até o final do mês de março o condomínio precisa relacionar todos os documentos e guias para a entrega da Dirf (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e da Rais (Relação Anual de Informações Sociais), além do Informe de Rendimentos de funcionários e outros colaboradores.
Portanto, vale verificar o quanto antes se está tudo em dia. Assim, caso algum documento ou guia esteja em falta, é possível providenciá-lo com antecedência, evitando um corre-corre de última hora.
Caso tenha havido troca de síndico ou de administradora no último ano, é indispensável saber se os dados estão em dia na Receita Federal. Também deve-se averiguar se o síndico antigo entregou toda a documentação necessária.
Operacional
Além da parte burocrática, o condomínio também precisa estar fisicamente adequado para o final do ano. Áreas comuns como a piscina e o salão de jogos devem estar prontos para uso intensivo durante o período. Por isso, uma manutenção preventiva nesses locais é fundamental. Se houver muitas crianças, contratar uma equipe de monitoria pode ser interessante.
Também é importante checar se itens como a dedetização e a caixa d`água estão em dia, e caso não estejam, providenciar a manutenção antes de dezembro. Assim, com a chegada do verão o condomínio estará em plena condição de uso.
Campanhas para o verão
Também há um trabalho a ser realizado junto aos moradores e funcionários. Com a chegada da estação mais quente do ano, vem também o uso mais intensivo de água. Portanto, programar campanhas educativas para esses públicos colabora com a diminuição da conta e com o meio ambiente.
