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Uma das principais rotinas de quem vira síndico é contratar serviços. O processo pode ser bem trabalhoso e deve ser feito com atenção, porque uma contratação errada é sinônimo de dor de cabeça na certa.
Realizar uma contratação é um processo cheio de etapas e todas elas possuem suas particularidades. Vamos falar sobre cada uma delas agora:
Seleção de Empresas
Por mais que pareça fácil digitar no Google o serviço que você precisa contratar e já pedir um orçamento para o primeiro que aparecer, este não é o melhor caminho. Uma boa seleção de empresas é fundamental e pode eliminar mais problemas depois. Escolha uma empresa, procure referências, as redes sociais são ótimas ferramentas para isso hoje em dia. Além disso existem sites especializados em reclamações de consumidores que podem ter dar uma primeira noção do tipo de serviço que aquela empresa presta. Neste momento você não deve selecionar apenas 3 empresas, apesar da tradição da trinca de orçamentos, lembre-se que algumas podem nem responder. Então nesta etapa selecione de 4 a 5 empresas.
Solicitando o Orçamento
Não saia pedindo orçamento sem antes definir exatamente o serviço que você precisa. Escreva tudo que você precisa que seja realizado com esta contratação, seja bem detalhista, porque isso pode ajudar a filtrar empresas que façam alguma parte do serviço, mas não outras. Depois disso bem definido, defina prazos para que esse serviço seja feito. Escreva então as solicitações que podem ser feitas por email ou telefone. É importante também definir um prazo para resposta de orçamento, ou seja, quanto tempo você estará disposto a esperar pela resposta da empresa.
Analisando as Cotações
Enquanto você aguarda as respostas das empresas, aproveite para fazer uma estimativa de quanto deseja gastar com este serviço. Definir uma faixa de limite para esta contratação pode ajudar nesta fase. Assim que os orçamentos começarem a chegar, uma boa forma de poder comparar com clareza cada proposta é fazer uma planilha de custo benefício. Esta planilha deve conter colunas que analisem preço, prazo, garantias, qualidade do que está sendo oferecido e presteza e agilidade da empresa.
Aprovando e Contratando
Leve estes orçamentos e esta análise que você fez deles para votação. Depois de decidido qual será a empresa contratada, avise e peça informações do que é necessário para começar o processo. É de boa educação avisar as outras empresas que não foram escolhidas e agradecer a disponibilidade.
Na hora de contratar
– Exija um contrato de prestação de serviços com descrição completa de tudo que foi apresentado no orçamento, com multas rescisórias e prazo para realização.
– Organize os pagamentos e também a estrutura que será preciso, caso o serviço seja uma obra, verifique como esta empresa terá acesso ao condomínio, definindo dias e horários para o serviço ser executado, bem como a identificação de todos funcionários que terão acesso às dependências internas.
– Acompanhe de perto tudo que está sendo feito, caso você não possa estar sempre presente delegue esta função para alguém do conselho.
