O que é Plano Diretor de Condomínio?

O Plano Diretor é o planejamento das ações e políticas realizadas dentro dos condomínios. Na esfera municipal, o Plano Diretor está estabelecido no Estatuto da Cidades como um instrumento básico para, assim como nos condomínios, com a participação da sociedade, orientar as políticas de desenvolvimento e organizar seu crescimento e funcionamento, principalmente para estabelecer as prioridades de investimentos.

O Plano Diretor do condomínio ganha ainda mais relevância ao se considerar que muitos municípios brasileiros são menos populosos que grande parte dos condomínios, especialmente dos chamados condomínios-clube, assim como das imensas torres comerciais e, por vezes, de grandes áreas horizontais (condomínios ou associações).

Então, surge a seguinte dúvida: o planejamento é fundamental apenas para grandes edificações? A resposta é não. Ele deve existir para todos os condomínios, independentemente do porte. Mesmo os menores desejam obter eficiência na gestão, que vem com um esforço direcionado e estabelecido de acordo com o que se deseja alcançar. E isso só se alcança por meio de um trabalho planejado.

Qualquer atividade humana realizada sem preparo e sem planejamento conduz as organizações, assim como os condomínios, a destinos incertos e muitas vezes não desejados. A falta de planejamento adequado é a certeza de um desempenho pobre e, para os síndicos, significa antes de mais nada um fracasso na gestão.

Quando elaborar um Plano diretor para o condomínio?

Logo ao assumir como síndico, é fundamental verificar se as finanças do condomínio estão em dia, se existem reformas e manutenções urgentes que foram adiadas, entre outros pontos importantes. Esse é um bom momento para elaborar o plano diretor no condomínio.

No plano, deverão estar especificadas todas as ações que precisam ser realizadas ao longo dos próximos meses, com custos, tempo de duração e outros dados relevantes. O síndico pode criar um plano diretor anual ou semestral, dependendo do porte e das necessidades do condomínio.

Como elaborar um Plano diretor?

É indicado que o plano tenha o formato de cronograma e inclua todas as atividades que serão realizadas no período especificado, incluindo reuniões e eventos de lazer. Para elaborar o planejamento financeiro, em primeiro lugar, devem ser consideradas as manutenções rotineiras como piscina, elevador, entre outras. Após isso, é preciso levar em consideração as manutenções corretivas, ou seja, promover reparos em todos os equipamentos de uso comum que não estiverem funcionando.

Ainda, deve-se verificar quais manutenções preventivas podem ser realizadas para evitar gastos maiores com consertos no futuro. Se o dinheiro em caixa não for o suficiente, calcule qual será o impacto dessas manutenções no valor do condomínio. Quanto a obras de melhoria, é importante definir quais são as prioridades e pesquisar o preço junto a algumas empresas para poder levar o assunto para discussão na assembleia.

No entanto, para a elaboração do Plano Diretor ficar completa, podem ser considerados três pilares que o sustentam, são eles:

1. Processos: nesse caso, os níveis dos processos e da organização devem ser mapeados, identificados, definidos e mensurados, apenas assim é possível gerenciá-los
2. Governança: nesse pilar todas as ferramentas disponíveis para operacionalizar o plano elaborado devem ser utilizadas, entre elas o acompanhamento mensal do orçamento criado e o gasto efetivo, o atendimento à manutenção corretiva dos equipamentos, assim como a organização da manutenção preventiva e o controle e inventário fixo e rotativo, o que facilita o processo de controle e otimização das compras e reposições;
3. Monitoramento do Plano: esse pilar também é essencial, deve-se assegurar a fidelidade das informações recebidas, uma vez que o(a) síndico(a) não estará presente em todas as etapas da elaboração e execução do Plano. Uma maneira muito eficaz de monitoramento e controle é por meio de um checklist das obrigações e respectivas periodicidades.

Assim, para um Plano Diretor ser bem elaborado inicia-se com a prévia identificação e descrição da edificação e de sua tecnologia, através de indispensável e detalhada vistoria física dos equipamentos e instalações; dos processos e sistemas de segurança; e das políticas de compliance internas, previstas ou não no Regimento Interno do condomínio.

Nos âmbitos institucional e corporativo, compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.

O termo compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido.

É muito importante que se leve em consideração sempre que o objetivo do Plano Diretor no condomínio é contribuir para a preservação do valor patrimonial e garantir a funcionalidade dos bens e áreas comuns e, sobretudo, viabilizar o conforto dos condôminos.

Também vale ressaltar que os planejamentos são elaborados com prazos elásticos (curto, médio e longo prazo). Por isso mesmo, tal qual em todas as atividades humanas e organizacionais, deve prever revisões periódicas, permitindo correção de seus rumos e ajustes das ações.

Todo esse cuidado facilita nunca perder a principal finalidade do Plano Diretor que é atender as particularidades de cada condomínio e de seus condôminos. Aliás, para alcançar este objetivo, também é fundamental ouvir de quem faz essa coletividade, ou seja, os condôminos, suas avaliações, reclamações e sugestões. Trata-se de uma forma de não distanciar-se de seus efetivos anseios.

Não esqueça de calcular a inadimplência

Infelizmente, a inadimplência é um problema que afeta todos os tipos de condomínios, e principalmente em períodos de crise. Por isso, ao elaborar o Plano Diretor também é importante observar os índices de inadimplência do ano anterior e, dessa forma, prever a contratação de um serviço de Receita Garantida. 

Assim, mesmo que alguns condôminos faltem com seu compromisso, o condomínio não entra em uma situação complicada e consegue continuar pagando as contas sem sentir tantos os efeitos da inadimplência. 

O Plano Diretor precisa de aprovação?

O plano diretor em si é apenas um conjunto de ideias da administração. Cada um desses projetos de ação precisam ser aprovados de acordo com seus tipos, mas não precisam ser apresentados todos de uma só vez. Nenhuma obra realizada em caráter de urgência precisa de aprovação, mas é necessário convocar os condôminos para dar explicações. As obras não urgentes e de melhoria, por exemplo, precisam de aprovação por maioria simples.

Somente as obras que possuem utilidade exclusivamente estética (decoração, projeto paisagístico, mudança de cor na fachada) precisam de aprovação de 2/3 dos moradores para ser colocadas em prática.

Criar um plano diretor no condomínio não é uma tarefa muito simples, mas facilitará muito a rotina administrativa do síndico e dos moradores ao longo do ano, além de possibilitar muito mais controle sobre as finanças.