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A função de síndico de um condomínio, traz consigo uma série de atividades e responsabilidades que jamais devem ser negligenciadas. No entanto, é bastante comum síndicos de “primeira viagem”, devido a falta de experiência, cometerem erros básicos que afetam o bom funcionamento do condomínio e causam má impressão aos condôminos.
Listamos abaixo os erros mais comuns cometidos por síndicos durante a gestão de um condomínio:
1-Utilizar os fundos do condomínio de maneira indevida
Todo dinheiro do condomínio deve ser gerenciado e destinado às devidas despesas. Por exemplo, retirar os fundos arrecadados para uma obra e utilizá-los nas despesas de manutenção elétrica é algo indevido, pois para isso é necessária a aprovação de todos os moradores em assembleia. Caso isso ocorra, o síndico pode ser levado ressarcir todos valores perdidos às contas do condomínio. Ou seja, o melhor é separar cada valor de contribuição, direcionar e utilizar para suas determinadas funções.
2- Expor os condôminos inadimplentes
Um dos erros mais comuns cometidos pelos síndicos, ser indiscreto com os condôminos que estão em situação de inadimplência com o condomínio pode ocasionar grandes problemas. Expor um morador de qualquer maneira devido a dívidas de condomínio pode gerar um processo por danos morais. Para evitar esse tipo de problema, o síndico deve sempre manter discrição sobre esse tipo de informação.
Listas de devedores, por exemplo, devem conter apenas números da unidades, se possível trazer a informação sobre a dívida com um lembrete no próprio boleto do condomínio, dessa maneira a descrição fica garantida. Se ainda assim o condômino não regularizar a dívida, o ideal é, primeiramente, fazer uma reunião para conversar em particular com o morador.
3-Executar obras sem aprovação de assembleia
Qualquer tipo de obra realizada dentro do condomínio deve ser autorizada em assembleia, exceto em situações de emergência. Porém, é bastante comum síndicos com menos experiência na função realizarem orçamentos ou até mesmo iniciarem obras sem a realização de uma assembleia.
Realizar qualquer tipo de obra no condomínio sem a autorização é um erro muito grave, caso isso ocorra o síndico poderá ter que desfazer a obra e, além disso, restituir todos os valores retirados dos fundos do condomínio. Para evitar esse tipo de situação, realize assembleias e apresente as propostas e orçamentos de todas as obras pretendidas para seu condomínio de forma clara e objetiva. Dessa forma, o síndico estará dividindo a responsabilidade da obra com todos os condôminos e, também, os deixando participar das decisões referentes ao patrimônio coletivo.
4- Deixar de efetuar o pagamento de impostos e demais encargos sociais
Após recentes mudanças na chamada Lei da Terceirização, todo condomínio que conta com uma empresa prestadora de serviços também é responsável pelo pagamento dos encargos sociais do trabalhador. Não é o síndico quem deve realizar o pagamento desses encargos, porém, é responsabilidade dele fiscalizar se os pagamentos estão realmente sendo efetuados corretamente pela empresa contratada. Por isso, é de extrema importância, realizar uma pesquisa de mercado, conhecer e acompanhar bem a empresa contratada para prestar serviços ao condomínio.
Além dos encargos trabalhistas, é indispensável que o síndico esteja com todos os outros pagamentos de impostos do condomínio em dia. Caso seja inexperiente na função, o ideal é possuir auxílio da administradora do condomínio ou de um escritório de contabilidade para não haver nenhum tipo de problema ou imprevisto com os pagamentos.
5- Falhar na comunicação com os condôminos
É fundamental para uma boa gestão o síndico manter uma boa comunicação com os condôminos, já que, uma comunicação ruim pode causar mal entendidos e complicar a relação entre o síndico e os demais moradores. Saber manter uma boa relação é essencial, pois de maneira coletiva é muito mais fácil pensar em resoluções de problemas e obter sugestão de melhorias para o condomínio.
Por isso, é importante que o síndico se apresente sempre acessível. Estabelecer alguns horários para atendimento de moradores pode ser uma boa solução para o problema de comunicação. Além disso, utilizar a tecnologia a seu favor, também, pode ser um bom caminho. Investir em grupos de aplicativos como o WhatsApp para a divulgação de assembleias, informativos ou orientações é uma solução prática e eficaz.
Além de tudo, é indispensável que o síndico mantenha os moradores informados e os consulte sobre qualquer decisão, projeto ou problema que seja referente ao condomínio. Assim, é possível obter uma gestão muito mais transparente e contar com o apoio de todos para o desenvolvimento do condomínio.
6- Negligenciar a manutenção do condomínio
Não realizar as manutenções preventivas no condomínio é um erro grave. Deixar os problemas se acumularem pode causar transtornos muito maiores e difíceis de se solucionar, por esse motivo, o síndico não pode negligenciar a manutenção do condomínio.
Manter a manutenção sempre em dia pode prevenir acidentes, incêndios, vazamentos, e muitos outros problemas que possam ocorrer no cotidiano de um condominio. Além disso, a manutenção preventiva colabora para a economia de gastos, pois a realização de uma manutenção corretiva é muito mais cara e a demora é muito maior. Para organizar a manutenção preventiva uma sugestão prática é a elaboração de um calendário para cada item que exige manutenção periódica.
7- Ofertar descontos aos condôminos inadimplentes
O síndico nunca deve oferecer descontos para o pagamento de boletos de condomínio em situação de atraso. Primeiramente, é importante lembrar que todo o dinheiro arrecado para o condomínio é de todos, portanto, não cabe ao síndico decidir de maneira individual como utilizá-lo. Efetuar descontos para um determinado condômino significa descontar dinheiro de todo o condomínio, além disso, fazendo isso o síndico estará colaborando com alguém que não cumpriu com seu dever coletivo com o condomínio.
Caso seja aprovado em assembleia, o síndico pode oferecer outros modos de solucionar a dívida, tais como parcelamento do valor total, um prazo maior para o pagamento, entre outros. Dessa maneira, o morador inadimplente conseguirá quitar a dívida que possui sem prejudicar financeiramente o condomínio.
8- Realizar assembleias irregulares
Toda assembleia realizada para possuir validade tem que ser regulamentada e chegar ao conhecimento de todos os moradores, para que isso ocorra, é importante que a assembleia tenha um tempo prévio de convocação. Além disso, durante a realização da assembleia o síndico deve seguir a pauta, abordando os assuntos imediatos e necessários. Após o encerramento, é importante que tudo seja registrado em uma ata e repassada para todos os moradores do condomínio. É importante lembrar que para que tenha validade, além de seguir todos protocolos já mencionados, a assembleia deve seguir a convenção do condomínio, assim, tudo que ficar decidido durante a realização possuirá validade jurídica.
9- Deixar o seguro do condomínio vencer
Fazer o seguro do condomínio é um dever do síndico que está presente no Código Civil., portanto, deixar o condomínio sem seguro é um erro extremamente grave. Além de colocar a segurança de todos os condôminos em risco, caso haja algum acidente enquanto a apólice de seguro esteja vencida,o síndico deverá arcar com todas as despesas e consequências do ocorrido, pois o condomínio não terá a quem recorrer financeiramente.
Para evitar esse tipo de transtorno, é necessário que o síndico se mantenha sempre atento às datas de vencimento do seguro e permaneça com os pagamentos em dia.
10- Contratar fornecedores sem seguro
Sempre que contratar uma empresa para prestação de serviços, é indispensável verificar se os funcionários possuem carteira assinada e seguro contra acidentes de trabalho. Uma vez que, se o funcionário da empresa contratada sofrer um acidente grave durante a prestação de serviço no condomínio e não possuir seguro de acidentes, o condomínio passa a ser solidário junto a empresa terceirizada referente a possível indenização do trabalhador.
Além de verificar se o funcionário possui o seguro contra acidentes pessoais de trabalho, é importante no momento do contrato fazer uma cláusula específica na qual anule o condomínio de obrigações futuras devido a acidentes que ocorram em suas propriedades durante a realização do serviço.
