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A instituição de um condomínio em prédios novos não é tarefa fácil. Nem toda construtora costuma realizar esse processo para os proprietários ficando, assim, a cargo dos novos moradores, após a entrega das chaves, essa tarefa. O processo de instituição do condomínio pode ser longo e burocrático, exigindo dos moradores muita atenção às leis e diplomacia para entrarem em comum acordo.
1º etapa
A primeira etapa para a instituir um condomínio é a convocação de uma assembléia geral ordinária, na qual, todos moradores terão que participar e se ainda houver apartamentos sem proprietários a construtora também terá que comparecer. Nessa assembléia, deverá ser realizada a votação para síndico do condomínio e as aprovações da previsão orçamentária, convenção e regimento interno.
Além disso, deverão ser resolvidos pontos urgentes como, limpeza, segurança e contratação de funcionários, repassadas algumas informações a respeito da obra e pagamentos das contas. Também, é importante na primeira assembléia listar itens para que o condomínio possa começar a funcionar de maneira mais confortável para todos. Alguns itens que não podem faltar na lista são lixeiras, quadros de aviso, produtos de limpeza, entre outros.
2º etapa
Durante a da assembléia serão eleitos o síndico e um conselho fiscal para o condomínio. Dessa forma, a construtora passará todas as responsabilidades administrativas, de gerenciamento, manutenção e conservação ao síndico que, por sua vez, ficará responsável pela contratação de funcionários e de uma empresa administradora para receber todas as orientações necessárias.
A empresa administradora contratada deverá auxiliar na elaboração da convenção do condomínio, assim como do regimento interno e registro da primeira ata de assembleia. Além disso, a empresa irá orientar o síndico sobre a inscrição do CNPJ do condomínio junto a Receita Federal e, também, sobre os setores pessoal e contábil.
Além disso, o síndico ficará responsável por toda a documentação do condomínio, então, é necessário estar atento para ficar em posse da seguinte documentação:
- Habite-se (Documento expedido pela prefeitura que garante que a edificação está apta para moradia);
- Alvará da construtora;
- Alvará para a instalação de elevadores;
- Projetos de instalação elétrica e de para-raio;
- Auto de vistoria dos Bombeiros;
- Manual dos proprietários;
- Certificado de garantia de equipamentos como elevadores, interfones, portões, entre outros;
- Memorial do condomínio.
3ª etapa
A terceira etapa para instituir um condomínio é apresentar uma previsão orçamentária. Esta previsão poderá ser elaborada por uma empresa de contabilidade contratada pela construtora (acelerando o processo) ou mais tarde pelo síndico. A previsão orçamentária deve ser apresentada e aprovada ou não pelos condôminos durante a assembleia. Esse documento, passa uma estimativa de gastos com as despesas ordinárias e extraordinárias mensais, além disso, deixa os condôminos cientes do valor mensal necessário para condomínio.
4ª etapa
A elaboração da Convenção do condomínio e do Regimento interno é de extrema importância para o bom funcionamento do condomínio. Muitos condomínios novos costumam aprovar Convenções elaboradas pelas próprias construtoras em parceria com administradoras. Tanto a Convenção quanto o Regimento são apresentados na primeira assembleia para análise e aprovação dos moradores.
Outra opção é o morador eleito síndico procurar o mais breve possível auxilio de uma empresa administradora e redigir esses documentos. Casos os documentos sejam aprovados, mais tarde poderão ser adaptados para atenderem melhor as necessidades do condomínio.
Agora, você já conhece um pouco dos primeiros passos para instituir um condomínio e fazê-lo funcionar como se deve, seguindo todas as leis e normas estabelecidas.
