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Em tempos atuais ser síndico é tarefa de extrema responsabilidade e exige acima de tudo transparência. Quando um condomínio escolhe o síndico, esta elegendo aquela pessoa que será o representante de cada morador e também do coletivo, função muito parecida com a de qualquer cargo público. E uma destas funções é prestar contas. Não prestar contas regularmente e da maneira certa pode trazer complicações inclusive legais para o síndico.
A gente sabe que lidar com as finanças e com a prestação de contas não é tarefa fácil, principalmente se o síndico não tem experiência na área. Neste artigo vamos te mostrar como fazer uma prestação de contas e os detalhes importantes que você não pode deixar passar na hora de realizar esta tarefa.
Vamos começar respondendo algumas das maiores dúvidas quando o assunto é prestação de contas:
– Síndico é obrigado a prestar contas a qualquer morador?
Por mais que você não goste de ler essa resposta, mas nesse caso precisamos responder com um “depende”. Por lei o síndico é obrigado a prestar contas uma vez por ano na Assembleia Geral do Condomínio.
Então de nada vai adiantar um condômino abordar o síndico no corredor ou na sua unidade, e pedir que lhe preste contas. Síndico e morador devem entender com clareza que isso não faz parte das obrigações do síndico.
Ao mesmo tempo é muito importante saber diferenciar prestação de contas de balancete mensal. O balancete mensal, este sim pode ser divulgado, e são considerados uma oportunidade do síndico tornar sua administração mais transparente.
O ideal é que isso seja feito por meio eletrônico para que o síndico poupe tempo de trabalho, e os condôminos tenham agilidade e facilidade na hora em que surgir uma dúvida.
Resumindo:
A prestação de contas é um dos principais deveres do Síndico, e deve ser feita no mínimo, uma vez por ano na Assembléia Geral Ordinária. O envio do balancete não substitui a prestação de contas, pois o prestar contas é detalhar cada rubrica contábil, responder às dúvidas, demonstrar despesas, gastos, explicar sobre a ação de cobrança, etc.
– Como prestar contas com legitimidade?
Como já falamos anteriormente, prestar contas não é só aprovar o balanço financeiro. Vai muito mais além. O síndico precisa demonstrar tudo de forma contábil cada despesa, responder as duvidas dos moradores, enfim, dar satisfação de cada ato praticado naquele ano.
Por lei não é obrigatória a escrituração de contas, que nada mais é do que o registro cronológico e específico da natureza de todos os fatos que ocorrem na empresa, feito por um contador. Porém a escrituração é uma prática adotada pela maioria dos condomínios para facilitar na hora de apresentar os resultados e prestar contas.
Depois de divulgada, explicada, a prestação de contas vai para aprovação através de votação. Para a apreciação da prestação de contas é necessário a maioria simples, ou seja, 50% + 1 dos votos dos presentes em assembleia.
Uma vez aprovada, a prestação de contas passa a ter caráter de legitimidade. O que significa dizer que não poderá mais ser discutida nem no âmbito administrativo nem no judicial.
– Como prestar contas?
Juntamos 6 passos para você que é síndico saber como apresentar sua prestação de contas:
1 – Organização:
Quando se aproxima a data da assembleia geral o síndico que não mantém toda a documentação organizada pode perder horas juntando papeis. Se você faz isso semanalmente, é muito mais fácil na hora de prestar contas. Além disso, não confie em sua memória, tenha tudo sempre muito bem anotado, e pense com a cabeça do morador, o que ele poderá perguntar, e o que você vai responder sobre aquela despesa.
2 – Documentação:
Tenha em mão todos os documentos do condomínio atualizados e em dia. Neste link, você pode ver uma outra matéria que escrevemos mostrando todos os documentos que o síndico deve manter em ordem.
3 – Pasta:
A pasta de prestação de contas precisa conter: demonstrativo de despesas (que deve ser claro e de fácil entendimento), balanço contábil (que deve ser dividido em despesas pessoais, fixas e variáveis) e documentação que comprove despesas e receitas.
4 – Apresentação
Prepare um roteiro e cópias de tudo que você possa entregar a cada condômino presente na assembleia. Comece explicando a previsão orçamentária aprovada na assembleia anterior, e se ela se cumpriu, se os gastos ficaram dentro do previsto ou ultrapassaram o limite. Fale sempre de forma clara e direta, sem rodeios. Não é necessário explicar cada uma das despesas individualmente, divida em grupos como manutenção, material de consumo, funcionários, etc…
5 – Entenda o perfil do seu condomínio
Em alguns condomínios você vai precisar ser o mais detalhista possível, já em outros explicações mais abrangentes são satisfatórias. Entenda o perfil dos moradores, e monte a apresentação de maneira que ela não gere mais perguntas e torne a assembleia cansativa.
6 – Inadimplência
Não pode faltar na sua prestação de contas. O índice de inadimplência pode desestruturar a receita de um condomínio. É importante calcular esse índice corretamente e apresentar os riscos da inadimplência.
– E se a prestação de contas do síndico não for aprovada?
Apesar de ser uma situação bem chata, um pequeno erro ou até um deslize na hora de se explicar pode fazer com que as contas não sejam aprovadas. O importante é manter a calma e verificar o que pode ser feito.
– Você pode solicitar um prazo para esclarecer o que ficou pendente, buscar as respostas, sejam elas em forma de documentos ou explicações, convocar nova assembléia e votar novamente a prestação de contas.
– Convocar o conselho fiscal para que auxilie nestas explicações.
– Solicitar uma auditoria das contas do condomínio.
