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Uma das grandes preocupações de todo bom síndico é conduzir um trabalho que, além de eficiente, seja transparente e honesto. A desconfiança entre os moradores pode ser uma das piores barreiras para o bom desempenho de um gestor na administração de um condomínio. Geralmente, a desconfiança sempre está acompanhada de acusações indevidas que podem acabar com a solidez de qualquer gestão.
Para evitar que esse tipo de problema ocorra, uma das práticas adotadas pela maioria dos síndicos é manter a gestão financeira do condomínio o mais transparente possível. Assim, todos condôminos atribuirão mais segurança e confiança ao seu gestor. Nem sempre isso é fácil de fazer, mas com algumas dicas de boas práticas para a gestão financeira do condomínio, você vai conseguir atribuir muito mais confiança e transparência à sua administração.
Contar com a participação dos condôminos
Quando um condomínio possui moradores participativos e ligados às questões administrativas, normalmente possui muito mais transparência em todos os setores da gestão, incluindo o financeiro. A participação dos condôminos nas assembleias, por exemplo, aumenta consideravelmente as chances de que tudo que foi acordado e aprovado na Convenção ou em assembleias anteriores, de fato, ocorra.
Mas, a participação dos condôminos deve ir além das assembleias. É necessário que os moradores procurem se manter informados sobre andamento de obras, orçamentos, taxa de inadimplência, contas a pagar, receita do condomínio, entre outras questões. Vale lembrar que um condômino consciente de tudo que está havendo dentro do condomínio, pode colaborar para a sua administração até mesmo financeiramente.
Manter o Conselho ativo e presente
Manter o Conselho Fiscal sempre ativo e presente é tão importante quanto ter os moradores participativos e comprometidos. O Conselho deve ter como principal objetivo a fiscalização da transparência das contas do condomínio. Para isso, é necessário que os membros do Conselho Fiscal conheçam o histórico financeiro e estejam familiarizados com os principais números e despesas do balanço mensal do condomínio.
Outra importante função do Conselho Fiscal é garantir que a legislação (civil, trabalhista e tributária) seja cumprida corretamente, reduzindo possíveis riscos futuros ao condomínio. Isso significa dizer que o Conselho Fiscal deve permanecer sempre ativo e trabalhando em conjunto com o síndico para que a administração financeira, além de transparente, seja realizada da maneira correta, evitando multas ou processos judiciais.
Passos para uma administração transparente
É de responsabilidade do síndico e do resto de sua equipe de gestão, atualizar frequentemente todos condôminos sobre a situação financeira do condomínio, assim como deixá-los à vontade para fazer questionamentos e buscar os documentos a qualquer momento. Mas, para colaborar de forma assertiva com você que é síndico a equipe administrativa e financeira da GI Condominial selecionou 5 passos que você precisa começar a seguir hoje mesmo:
1- Apresentar balancetes no boleto de condomínio
Essa medida já é usada em diversos condomínios com boa aceitação onde é implantada. Dessa maneira, o condômino ficará por dentro das contas do condomínio todos os meses sem que tenha que procurar essas informações, deixando o síndico com muito mais tempo livre para atender às outras demandas do condomínio e ao mesmo tempo mantendo os moradores informados.
2- Criar um meio eletrônico de informações para o condomínio
Ao optar por essa opção o síndico poderá disponibilizar extratos e incluir documentos que foram quitados no mês, como as contas de água, luz, notas fiscais de serviços e produtos, entre outros. Assim, o condômino conseguirá acompanhar com clareza, detalhadamente e praticamente em tempo real, como é utilizado todo o dinheiro do condomínio.
3- Utilizar corretamente os informativos
Às vezes a tecnologia pode não ser o melhor caminho para uma gestão transparente. Para condomínios menores onde a comunicação é um pouco mais fácil, por exemplo, na maioria das vezes basta apenas informar corretamente, e com antecedência. É essencial que os condôminos compreendam o que está acontecendo dentro do condomínio. Portanto, ao iniciar uma obra, coloque informativos alguns dias antes no quadro de avisos e em cada corredor do edifício, informando a data de início, e outras informações importantes como os custos envolvidos.
4- Realizar reuniões com o Conselho Fiscal aberta aos moradores
Normalmente, a reunião entre síndico e conselheiros é mensal. Nessa reunião são averiguadas todas as pastas de documentos do condomínio. Fazer essa reunião aberta para todos os condôminos, mesmo que de forma informal, possibilita que todos interessados no cotidiano do condomínio possam acompanhar todas as contas de perto.
5- Ser um síndico disponível
Pode não ser nenhuma novidade, mas esse é um ponto fundamental para a administração financeira transparente. Um síndico que está sempre disposto a conversar e tirar dúvidas dos moradores com certeza terá muito mais apoio durante toda sua gestão.
E você o que faz para ter uma gestão financeira mais transparente? Conte para gente nos comentários.
