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Gerenciar um condomínio é como qualquer outro processo de administração, são pessoas trabalhando para garantir conforto, segurança e atendimento de qualidade aos condôminos. E tudo isso tem um custo, é claro! É aí que entra o controle financeiro do condomínio, que é de responsabilidade do administrador e é o que possibilita a manutenção e o funcionamento do condomínio.
O síndico recebe os valores correspondentes à receita de pagamento de taxa condominial e tem o dever de fazer bom uso de tais recursos, tudo para que a saúde financeira do condomínio seja mantida e os condôminos se sintam plenamente satisfeitos. Qualquer deslize nos gastos ou na prestação de contas pode gerar dúvidas, afetar a credibilidade do administrador e transformar aqueles que deveriam ser seus aliados em inimigos.
Por isso, elaboramos esse guia que vai colaborar para a gestão e manutenção do seu condomínio.
Fazer um bom planejamento
O primeiro passo para garantir a saúde financeira de um condomínio é planejar. O planejamento é a base de qualquer controle financeiro. Afinal, só sabendo onde está e para onde vai o dinheiro é que o síndico conseguirá colocar em prática todas as ideias e os investimentos necessários para oferecer conforto e tranquilidade aos condôminos.
O planejamento financeiro faz um levantamento da situação atual do condomínio para depois projetar os recebimentos e as despesas ao longo do tempo, procurando entender o fluxo de capital.
Sabendo quanto o condomínio tem a receber e quanto tem a pagar, o síndico já poderá começar a vislumbrar o futuro de uma maneira diferente. Se está sobrando dinheiro em caixa, é possível prever manutenções, reformas e melhorias, por exemplo. Por outro lado, caso esteja faltando recurso, é necessário verificar o motivo e encontrar uma maneira de recuperar o prejuízo.
Contar com a ajuda da tecnologia
Investir em tecnologias que facilitem o processo, como sistemas de controle financeiro ou aplicativos, é uma ótima idéia para controlar as finanças. Como existem ferramentas para todos os tipos e portes de empresa, alguma certamente vai corresponder às necessidades do síndico.
Utilizar um software que fique hospedado na nuvem oferece a vantagem de se poder fazer o controle financeiro de onde quer que esteja, com um tablet ou smartphone, bastando para isso ter acesso à internet. Isso sem contar que são várias as facilidades que podem ser aproveitadas com esse recurso, desde tirar fotos de comprovantes de compra e armazená-los até compartilhar todos os registros com outras pessoas em apenas um clique.
Estabelecer um orçamento
O orçamento é um instrumento de gestão financeira bastante eficaz, que ajuda no controle financeiro ao determinar um limite máximo para os gastos do condomínio. Ele deve ser baseado nos custos fixos do condomínio, somando-se então os custos variáveis. A taxa de condomínio também deve ter esse planejamento como base, a fim de que as receitas cubram as despesas. O ideal é que as receitas sejam suficientes para pagar todas as despesas e ainda sobre um percentual para formação do caixa e do fundo de reserva.
Registrar todas as entradas e saídas de dinheiro
Depois de organizar a forma de gerir o financeiro, é o momento de se comprometer em atualizar todas as informações diariamente, a fim de não esquecer nenhuma movimentação. Por mais que o hábito de manter o controle financeiro em dia venha rapidamente, o síndico pode se valer de alertas do próprio sistema que escolher usar no início. Além disso, é importante não esquecer de manter notas fiscais e documentos afins arquivados para a prestação de contas.
Manter um fundo de reserva
Muitos condomínios possuem um fundo de reserva para emergências, o que é uma medida bastante interessante para arcar com despesas não esperadas. Mas, vale ressaltar, esses recursos não podem ser usados para qualquer ocasião, sob pena de ser questionado pelos moradores. O ideal é que, em uma necessidade, os condôminos sejam consultados antes. A prestação de contas de onde o dinheiro foi investido é igualmente importante para conquistar a confiança das pessoas.
Saber negociar
Bons administradores devem investir em capacitações para se tornarem bons negociadores. Isso porque, no fim das contas, a negociação faz parte do seu cotidiano. Seja com moradores ou fornecedores, é preciso ter jogo de cintura para que todos fiquem satisfeitos. Com fornecedores, por exemplo, é importante negociar valores e prazos, a fim de melhorar sua capacidade de pagamento.
Se é preciso fazer uma reforma emergencial e o síndico consegue prazos melhores, não há por que usar o fundo de emergências. Pode ser também que o síndico queira aproveitar uma promoção e não tenha dinheiro em caixa para pagar à vista. Nesse caso, converse com o fornecedor para achar um meio-termo ou dialogue com os condôminos, mostrando as vantagens do pagamento imediato e partir para a arrecadação.
Ter sempre um segundo plano
Mais cedo ou mais tarde, dificuldades financeiras sempre acabam surgindo, infelizmente não há como fugir disso. É o caso, por exemplo, da inadimplência de um ou vários moradores. Quem paga o condomínio em dia não pode arcar com as despesas de quem está passando por dificuldades. Caso contrário, o problema acaba se tornando ainda maior! Nesse ponto, contar com o serviço de Receita Garantida pode resolver o problema. Se o síndico garante uma boa reserva e um bom controle da inadimplência, é claro, não terá problemas em passar por esse tipo de situação.
Reduzir desperdícios
Tudo bem que nem sempre é possível reduzir custos. Já desperdícios costumam ser mais facilmente resolvidos. Água, luz, limpeza e conservação são algumas das despesas que podem ser reduzidas, basta o síndico conscientizar os condôminos, engajando-os em campanhas.
Também é possível melhorar a eficiência energética e a sustentabilidade dos condomínios fazendo certos investimentos, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum. É claro que, inicialmente, o investimento é maior, mas, ao longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.
Evitar fazer dívidas
Um bom controle financeiro possibilita manter o equilíbrio entre receitas e despesas. Se por algum motivo for necessário gastar além do que tem em caixa, é preciso evitar fazer empréstimos ou dívidas com financeiras, bancos e afins. Os juros costumam ser tão altos que podem comprometer seu orçamento por um longo período, barrando novos investimentos.
Investir em uma boa previsão orçamentária
Pode-se considerar que a previsão orçamentária do condomínio é o primeiro passo para se obter uma gestão financeira de qualidade. A previsão orçamentária deve ser feita baseada nos gastos do ano anterior, levando em consideração pontos, como inflação, dissídio dos funcionários, inadimplência, férias e décimo terceiro de funcionários e os contratos a serem negociados.
Para que a previsão orçamentária tenha todos os dados necessários e corretos para funcionar, vale a pena fazer uma conta simples durante todos os meses do ano, considerando todos os gastos do orçamento.
A previsão orçamentária do ano seguinte deve ser elaborada entre os meses de outubro ou novembro. Lembrando que se trata de uma ferramenta essencial para uma gestão financeira de sucesso, fazendo com que seja gasto apenas o dinheiro que realmente pode ser gasto e mantendo o fluxo de caixa do condomínio saudável.
Para fazer uma previsão orçamentária da maneira correta é necessário analisar criteriosamente todos os gastos que estão previstos para o próximo ano. Esse passo pode ser realizado a partir das despesas que o condomínio teve no ano vigente, considerando os custos com água, luz, manutenção dos elevadores, interfones, portões, equipamentos de ginástica, jardins, piscinas, recarga de extintores, conservação, impostos, materiais de escritório e limpeza, folha de pagamento dos funcionários (incluindo 13º, férias, rescisões contratuais) entre outros gastos possíveis.
Como fazer?
1º Passo: Após fazer uma análise criteriosa dos gastos, é interessante colocar todo o levantamento desses dados em uma planilha ou sistema de gerenciamento, assim, fica garantido uma listagem bem elaborada. Além disso, a planilha já faz as somas e as divisões automaticamente quando se utiliza as fórmulas, facilitando o trabalho do síndico.
2º Passo: Para garantir que a previsão orçamentária esteja sendo elaborada corretamente uma boa opção é consultar um escritório de contabilidade ou uma administradora. Outra opção é conversar com outros síndicos de prédios vizinhos que sejam mais experientes e que já realizam previsão orçamentária habitualmente.
3º Passo: Para que todos os cálculos estejam corretos não se pode esquecer de incluir a inflação do período e também de calcular os reajustes salariais de todos os funcionários, levando em consideração possíveis aumentos dos contratos com as prestadoras de serviço do condomínio.
4º Passo: Outro ponto que não pode ser esquecido durante a realização da previsão orçamentária é deixar uma verba extra para imprevistos. O ideal é considerar uma sobra de 5% à 10% do valor total do orçamento. Assim, o condomínio estará protegido caso imprevistos, como vazamentos ou até mesmo substituição emergencial de algum equipamento.
5º Passo: Para que a previsão orçamentária esteja completa também é preciso pensar nos investimentos. Por isso, deve ser levado em consideração também as obras necessária para o próximo ano. Para incluí-las no orçamento uma dica é fazer ao menos três orçamentos para obter um valor estimado de quanto será gasto.
6º Passo: Quando estiver tudo pronto, é hora de apresentar a previsão orçamentária em assembléia geral para que todos os condôminos tomem conhecimento dos gastos para o próximo ano.
