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Primeiramente, é importante entender que, infelizmente, não há uma receita para evitar ou excluir de maneira definitiva esse tipo de ação de dentro do condomínio. Porém, existem algumas atitudes que podem ser tomadas para que ocorra uma gestão mais transparente dos recursos do condomínio. Veja neste texto como isso é possível!
Quais os tipos de fraudes?
Antes de tudo é importante conhecer os tipos de fraudes que podem ocorrem dentro de uma gestão condominial. Mas, vale ressaltar que quase todos serviços contratados ou compras realizadas pelo condomínio são passíveis de fraude. Conheça os tipos de fraudes mais comuns:
Superfaturamento de serviços: nesse tipo de fraude, o síndico solicita uma porcentagem do valor de uma obra/serviço à empresa que irá realizar o trabalho no condomínio. Algumas vezes, isso pode ocorrer com todas as empresas que oferecem orçamento.
Reembolso para o síndico: é comum o gestor gastar, sem prévia autorização, uma certa quantia. Normalmente, esse valor é aprovado de forma prévia em assembleia. Não há problema algum em o síndico ter esse tipo de autonomia. Porém, deve-se sempre saber onde o dinheiro foi gasto.
Não pagamento de impostos ou outros encargos: se trata de um tipo de desvio mais difícil de ser descoberto. Isso ocorre porque, geralmente, no conselho não há ninguém capacitado para realizar esse tipo de análise.
Serviços emergenciais ou de difícil comprovação: esse tipo de fraude ocorre quando há muitas manutenções em locais como telhados, canos subterrâneos, para-raios ou outros locais nos quais os reparos são realizados de forma emergencial, ou seja, sem a necessidade de orçamentos ou autorização prévia.
Recebimento de cotas atrasadas: caso não tenha no condomínio um acompanhamento correto, o síndico pode receber diretamente do devedor o dinheiro de cotas em aberto e não repassar o valor ao caixa do condomínio.
Como evitar possíveis fraudes e erros na gestão do condomínio?
Para que possa evitar situações de erros e fraudes, é necessário que o seu condomínio ou pelo menos a sua gestão conte com os seguintes itens:
Moradores participativos: quando temos moradores participativos em um condomínio, geralmente, também há um acompanhamento da gestão muito mais próximo. Além disso, a participação nas assembleias do condomínio possibilita uma administração na qual o síndico consegue seguir de maneira mais clara o que foi acordado.
Conselho ativo: quando o conselho não participa ativamente das reuniões e costuma apenas realizar rápidas revisões nos documentos e pastas do condomínio, abre margem para que ocorram erros ou até mesmo fraudes aconteçam. É recomendado que o conselho saiba lidar com os números e conheça todos os balancetes do condomínio. Também é importante elaborar uma ata de todas as reuniões e disponibilizá-las para os demais condôminos.
Gestão transparente: manter todos os moradores do condomínio bem informados e deixá-los sempre à vontade para questionar algum gasto, ou solicitar a pasta do mês para averiguação é sempre sinal que o gestor não tem nada a esconder. Além disso, escolher uma empresa administradora que ofereça um portal no qual seja possível acompanhar os pagamentos realizados pelo condomínio também demonstra transparência e poupa o síndico de desgastes. Vale lembrar que um bom gestor é aquele que sempre passa confianças aos seus condôminos.
Receita Garantida e Serviço de Cobrança: quando o condomínio conta com este tipo de serviço, síndicos e moradores conseguem ter uma noção mais ampla da receita mensal e também do índice de inadimplência. Além disso, com um serviço de cobrança terceirizado todos tem a segurança de que o valor recuperado será sempre revertido para as contas do condomínio, com juros e multas.
O que é auditoria preventiva?
A auditoria preventiva é uma outra maneira de evitar as fraudes. É um serviço que colabora para que o condomínio consiga perceber de maneira rápida possíveis desvios e atos de má gestão . Esse serviço é disponibilizado por empresas independentes e é cobrado um valor que vai de acordo com a quantidade de documentos a serem analisados e número de funcionários e de unidades do condomínio. Como o próprio nome diz, com esse tipo de serviço fica mais fácil prever o que vai acontecer e evitar grandes prejuízos com fraudes.
Como funciona a auditoria preventiva?
A empresa responsável pela auditoria realiza uma averiguação detalhada utilizando as contas do condomínio e as notas fiscais apresentadas na entrega da documentação solicitada. Assim, é possível saber se, após realizados os pagamentos e recebimentos, o valor que deveria estar em caixa em uma determinada data realmente está lá, entre outras informações financeiras relevantes.
Como contratar uma empresa de auditoria?
É recomendado que, primeiramente, a contratação do serviço de auditoria seja colocada em pauta na assembleia. Após aprovada por uma maioria simples dos presentes, pode-se pesquisar uma boa empresa de auditoria para fazer a averiguação no condomínio.
Outra forma de fazer a contratação desse serviço é quando um grupo de moradores ou um condômino de maneira individual contrata uma empresa de auditoria, arcando com todas as despesas. Nesse caso, os documentos apresentados pela empresa terão o mesmo valor.
