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Administrar um condomínio é uma função bastante complexa. É necessário associar diferentes demandas, cuidar da manutenção do edifício, gerenciar os funcionários, cuidar da parte financeira e garantir que tudo funcione de maneira adequada para todos. Por esse motivo é recomendado empregar métricas de gestão de condomínio, que são específicas para essa função.
A finalidade das métricas de gestão é garantir que todos os aspectos permaneçam sempre equilibrados para que o síndico possa ter a certeza de que está executando uma boa administração. Porém, vários fatores precisam ser analisados para que as métricas possam ser validadas de forma prática.
No texto que segue vamos apresentar quais as melhores métricas de gestão de condomínio e quais os fatores que o síndico precisa sempre se manter atento durante a sua gestão.
Para que servem as métricas de gestão?
Analisar a performance do síndico ou da administradora responsável pelo gerenciamento do condomínio deve fazer parte do cotidiano de todos os condôminos. Essa é a forma mais adequada de permanecer atento às necessidades dos moradores e verificar como está a reação da gestão diante das demandas.
Entre as principais atividades de gerenciamento de condomínio estão:
- realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, com a convocação e participação dos condôminos, elaboração de taxas e execução de deliberações;
- serviços contábeis, como cobrança e administração das faturas condominiais e desenvolvimento de um orçamento de receitas e despesas, além de uma previsão orçamentária;
- preservação dos direitos dos moradores, garantindo que as regras estabelecidas pela Convenção e Regimento Interno estão sendo cumpridas por todos;
- representação dos condôminos;
- prestação de atividades do setor administrativo, especialmente no que é relativo à guarda e arquivamento dos documentos.
Com todas essas atividades, fica claro que as responsabilidades só serão efetivamente eficientes caso haja um acompanhamento de métricas. Dessa maneira, o gestor entenderá melhor suas ações, identificando o que necessita ser melhorado e analisando os aspectos que já evoluiu. Para isso, alguns indicadores devem ser acompanhados e analisados de perto. Vamos entender um a um.
Índice de inadimplência dos condôminos
A inadimplência é um problema bastante comum nos condomínios, mas que acarreta em grandes prejuízos ao caixa e às atividades de gestão. Ainda assim, algumas pesquisas recentes apontam que o aumento da inadimplência foi de 50% desde o início da crise no Brasil.
Porém, após a implantação do novo Código de Processo Civil, a cobrança pode ser feita de maneira muito mais ágil e eficaz. Por meio do novo Código, o morador que estiver inadimplente é obrigado a pagar juros e multa por atraso e sofre sanções diversas por permanecer em atraso.
Fazer o acompanhamento dos índices de inadimplência é uma ação fundamental para uma gestão de qualidade. Assim, sempre que for constatado um novo devedor, a melhor maneira para solucionar o problema é tentar negociar a dívida de forma amigável, mostrando ao morador que essa situação acarreta em diversos impactos negativos no caixa do condomínio, afetando também a realização de manutenção e outros serviços necessários.
Para amenizar um pouco mais o impacto causado por esse tipo de situação, algumas decisões podem ser colocadas em prática, como:
- Uma das melhores maneiras de acabar com a inadimplência em seu condomínio é ser ágil na hora de cobrar. Os números mostram que quando os condôminos são lembrados antes, logo após o vencimento do boleto e constantemente em caso de não pagamento da taxa, as chances de recuperar este pagamento aumentam, e com isso a taxa de inadimplência cai. O ideal é que o síndico conte com uma empresa especializada para realizar todos esses procedimentos.
- Outra forma de agir rapidamente contra a inadimplência é ter uma prestação de contas sempre atualizada. O condômino sempre vai ficar insatisfeito em não saber o que está pagando e nem o motivo. O ideal é que a prestação de contas seja cada vez mais rápida, precisa e transparente.
- Falar da Inadimplência é diferente de mostrar o impacto da inadimplência. Reúna dados e mostre aos condôminos tudo que não pode sair do papel por falta de receita e deixe claro que os adimplentes é que acabam pagando a conta dos inadimplentes. Além de conscientizar é muito mais fácil de aprovar a contratação da receita garantida.
Indicador de fluxo de caixa saudável
O índice de fluxo de caixa demonstra toda a movimentação financeira do condomínio, incluindo as entradas e saídas de recursos. Por isso, o fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental, pois além de permitir toda a visualização das transações financeiras do condomínio, também possibilita realizar projeções e controlar as datas, valores, especificações, entre outros fatores.
Dessa forma, é possível analisar qual é a verdadeira situação financeira do condomínio, se houve aumento dos gastos, se é necessário economizar um pouco mais, se possui recursos para investimentos, se a situação está estável, etc. O controle do fluxo de caixa pode ser realizado por meio de uma simples planilha, mas também pode ser adotado um software de gestão direcionado a isso, pois proporciona mais segurança e precisão durante todo o processo.
Índice de investimentos em novas tecnologias
A tecnologia pode contribuir muito para uma boa gestão. Atualmente, diversos equipamentos e ferramentas podem ser adotados para proporcionar mais eficiência à gestão condominial, suas atividades e sua segurança.
Um exemplo disso são os interfones virtuais. Esse equipamento oferece muito mais praticidade, segurança e também redução de custos. O interfone virtual funciona a partir da conexão do interfone da unidade ao smartphone do condômino. Assim, ele poderá entrar em contato com a portaria em qualquer lugar que estiver por meio de uma comunicação sem fio.
Para a gestão de condomínios, as vantagens são, principalmente, o aumento da segurança e o fato de não haver a necessidade de se preocupar com a manutenção dos aparelhos e fios. Já para os condôminos, o grande benefício é ter a possibilidade de atender o interfone de qualquer local, inclusive quando estiver fora de casa.
Assim, mensurar a métrica de investimento em tecnologias é uma forma de analisar se o condomínio pode aplicar mais recursos em tecnologias para proporcionar mais conforto e segurança para todos os moradores. Com a análise desses índices também é possível saber quais as tecnologias que seriam mais adequadas para o condomínio em questão, ocasionando em um investimento certeiro.
Índice de rotatividade de funcionários terceirizados
Geralmente, os condomínios possuem um número significativo de funcionários terceirizados, ou seja, colaboradores de outras empresas que são contratadas para prestarem serviços no condomínio. Entre eles estão os funcionários da limpeza, da segurança, da portaria, os jardineiros, entre outros.
A rotatividade desses funcionários é uma grande preocupação das empresas terceirizadas. Mas, é importante que os síndicos ou administradores acompanhem essa questão de perto, pois a alta rotatividade pode prejudicar o funcionamento adequado das atividades internas e até mesmo causar problemas à segurança do condomínio.
Essa situação pode ser amenizada por meio de um controle de ponto automatizado, por exemplo, que possibilita ao condomínio ter índices precisos para argumentar com a empresa terceirizada.
Índice de inspeção de manutenção predial
Toda estrutura do condomínio necessita ser vistoriada e passar por manutenções constantemente. Essas manutenções podem ser preventivas ou corretivas. Manter o controle dessas manutenções é importante para garantir a segurança dos condôminos e evitar maiores problemas, que exijam pagamentos de valores mais altos.
Esse controle pode ser realizado através de ferramentas gratuitas disponíveis na internet. Assim que uma inspeção for realizada no condomínio, o síndico ou a administradora deve marcar a data no calendário ou agenda para saber quando deve ser realizada novamente. Dessa maneira, tudo ficará muito mais organizado e o condomínio poderá se programar melhor.
Análise de métricas é uma tarefa importante em qualquer área de trabalho. Desde ações do governo até a audiência de um blog pessoal, tudo pode ser melhorado analisando métricas. A gestão condominial não é diferente, o síndico e os condôminos precisam ter estes dados sempre à disposição.
