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A troca de gestão de um condomínio é fundamental para renovar os projetos, a maneira de condução da administração e, até mesmo, aumentar a governança. Segundo o Código Civil, o tempo máximo de uma gestão deve ser de 2 anos, podendo ser estendida através de uma reeleição.
Durante o processo da troca de gestão, há alguns procedimentos que devem ser seguidos com muita atenção para que a nova gestão inicie de maneira correta e tranquila. Elencamos abaixo alguns passos importantes para que ocorra tudo certo e com transparência ao longo da troca de gestão.
1- Definir um roteiro de transição de cargo
Estabelecer um roteiro escrito para a troca de gestão pode evitar que pontos importantes sejam esquecidos pelo novo ou pelo antigo gestor. Além disso, é uma maneira de formalizar o fim do mandato e o início da nova gestão. Caso não haja esse roteiro ainda estabelecido no condomínio, é importante defini-lo e incluí-lo ao Regimento Interno para futuras transições de gestão.
2- Conversar com o antigo síndico
Um passo fundamental durante a troca de síndicos é a conversa entre o antigo e o novo gestor. É indispensável que sejam transmitidas algumas informações importantes para o bom começo da nova administração. O ideal é durante um determinado período o antigo síndico acompanhar e auxiliar o novo síndico, quando isso acontece, é muito mais fácil para o novo síndico se inteirar de toda documentação e processos do condomínio. Caso essa situação não seja possível, o ideal é marcar uma reunião para que todas as informações sejam transmitidas. Algumas informações essenciais que devem ser repassadas para a nova gestão são:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- compromissos pendentes;
- troca de informações bancárias;
- atualização de dados junto à Receita Federal;
- entrega de documentos e arquivos.
3- Entregar as pastas de documentos
É de costume o antigo síndico entregar uma pasta contendo toda a documentação referente ao condomínio. Junto a essa pasta, também, é entregue ao novo gestor uma carta protocolada listando cada documento que está contido na pasta. Os principais documentos que devem ser entregues são:
- apólices de seguros;
- folhas ponto de funcionários;
- livro de inspeção do trabalho;
- cartão de CNPJ;
- escritura de convenção;
- regulamento interno;
- atas de assembleias;
- contratos de possíveis manutenções e obras;
- plantas do condomínio;
- planilhas de orçamentos;
- pastas de prestação de contas;
- notas fiscais;
- certificados operacionais e ocupacionais (higienização das caixas d’água, desobstrução das caixas de gordura, desinsetização, entre outros.)
Caso o antigo síndico não entregue algum documento, o atual síndico deverá comunicar a ausência do documento ao antigo gestor e solicitar a entrega.
