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Um dos pilares mais importantes da administração condominial é a gestão financeira. Um síndico que sabe realizar esse controle possui mais tranquilidade em sua função. Mas não é tão fácil realizar essa função. Boa parte dos gestores condominiais não sabem como lidar, o que ocasiona muitos erros que podem comprometer todo o restante. Por isso, listamos alguns erros de finanças que devem ser evitados. Acompanhe:
As dificuldades dos síndicos com a gestão financeira
Muitos síndicos possuem grandes dificuldades para executar uma boa gestão das finanças no condomínio, mesmo sendo de extrema importância. Alguns não conseguem controlar o fluxo de caixa, outros utilizam valores de fundos para outros serviços e pagamentos. São casos em que os erros podem não só comprometer a saúde financeira condominial, mas causar responsabilização do próprio administrador.
Muitas dificuldades se dão devido a falta de conhecimento no assunto. É muito comum, por exemplo, que o síndico seja escolhido pelos condôminos dentro de um quesito afetivo. Seria o gestor de quem todos gostam ou respeitam. Mas, isso não significa, que ele tenha conhecimentos técnicos suficientes para gerenciar o dia a dia do condomínio.
E o principal ponto que causa dificuldade é exatamente a gestão financeira. Muitos assumem o cargo sem entender o que é fluxo de caixa e previsão orçamentária. Isso pode causar uma grande desorganização, afetando negativamente o caixa. Por isso, os erros na gestão das finanças no condomínio são tão comuns. Veja a seguir os mais comuns.
Erros mais cometidos nas finanças no condomínio
Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Em um condomínio, existem despesas ordinárias e extraordinárias. As primeiras se referem às despesas necessárias à administração e rotina condominial, mas nem sempre são mensais. As segundas acontecem pontualmente e são imprevisíveis.
Quando o síndico não considera essa divisão básica, comete um grave erro. Isso porque se torna impossível fazer uma previsão orçamentária dos gastos periódicos, o que é fundamental para estipular o valor da taxa condominial e para elaborar planos financeiros para o empreendimento. Em outras palavras, se não há divisão de despesas, o síndico não sabe onde os recursos serão necessários.
Não manter fundos
Esse é um erro comum na gestão de finanças no condomínio. Não manter fundos destinados a despesas emergenciais, imprevisíveis e indispensáveis ao funcionamento do empreendimento compromete e complica a relação do síndico com os condôminos. Sem os fundos com recursos financeiros, será preciso realizar uma assembleia condominial para que os custos sejam repartidos entre os condôminos, o que certamente será muito negativo para o síndico.
E isso acontece, justamente, porque não foi planejado um fundo de reserva, que é uma espécie de poupança que servirá para manter a oferta de serviços básicos do condomínio quando um incidente ou imprevisto demandar resolução imediata. Um problema no elevador ou no portão da garagem, por exemplo.
Esse fundo, constituído com as contribuições dos condôminos (em geral, vem discriminado na taxa condominial e corresponde a no máximo 10% sobre a taxa), integra o planejamento financeiro anual de despesas condominiais, acumulando parte da previsão das despesas extraordinárias.
Esquecer-se de analisar os contratos
É muito importante analisar todos os contratos com fornecedores. As despesas condominiais envolvem custos com insumos, funcionários e outros itens. Para cada uma delas, é feito um contrato com determinado fornecedor.
Mas é preciso estar atento sempre nos contratos, principalmente quando há previsão de reajuste contratual. Neste caso, o custo para o síndico só aumenta, impactando negativamente nas finanças no condomínio. Se o síndico não faz a análise dos contratos de tempos em tempos, a saúde financeira pode ser comprometida.
Não controlar a inadimplência
Eis o grande problema da maioria dos síndicos. A taxa condominial é a principal responsável por manter as contas ordinárias do condomínio em dia. Com os recursos que os condôminos pagam mensalmente, o síndico consegue pagar pelos serviços de manutenção rotineira do condomínio e fazer o fundo de reserva, se for previsto.
Por isso, a inadimplência causa um dano enorme quando não é controlada. E para fazer isso, o síndico deve ter os dados sobre o pagamento da taxa condominial de todos os moradores. Em seguida, deve estabelecer regras claras sobre o modo de cobrança. É a melhor forma de corrigir esse erro importante nas finanças no condomínio.
Não ter um bom controle financeiro
A qualquer sinal de dificuldade com essa tarefa, o síndico deve procurar ajuda, que pode vir de um profissional externo, do Conselho Fiscal ou da tecnologia.
Assim, pode-se gerir o fluxo de caixa e prestar contas detalhadas e acompanhadas de documentos essenciais. O montante de recursos derivados da taxa condominial é alto, motivo pelo qual a gestão deve ser eficiente para que realmente satisfaça aos interesses da coletividade. Sem dúvidas, ter um planejamento anual das despesas é fundamental para uma gestão financeira adequada.
Muitos erros de finanças no condomínio que são cometidos por síndicos podem ser evitados com boas práticas de gestão financeira. Outra alternativa, é contar com empresas especializadas para cuidar das tarefas que o síndico não domina. Com conhecimento, organização e cuidado é possível ter uma gestão financeira eficaz e sem erros no condomínio.
