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O planejamento orçamentário do condomínio é um grande desafio para todos os administradores de condomínio e suas equipes. Se trata de um dos mais importantes documentos na administração financeira e no planejamento, isso porque é a partir dele que são definidos reajustes na cota condominial, aprovação de obras e outras decisões importantes para o ano seguinte.
A elaboração desse documento deve ser feita com muito cuidado, pois demonstra transparência aos condôminos e evita que o condomínio aumente suas dívidas e feche o próximo ano com prejuízos. Para elaborar o planejamento orçamentário do condomínio de forma eficiente existem algumas regras simples que podem ajudar. Confira!
1- Levantar todas as despesas
A primeira dica para realizar um bom planejamento orçamentário do condomínio é fazer um levantamento de todas as despesas que o condomínio teve no ano anterior. É fundamental incluir água, luz, manutenção, funcionários e outros pagamentos realizados durante o período analisado. Além disso, verifique também todas as fontes de receitas.
Todos esses dados devem ser reunidos com detalhamento de gastos e recursos. Assim, é possível visualizar quais serão as possíveis despesas do próximo ano e também quais foram os erros cometidos ou gastos não calculados no ano anterior. Com um sistema de gestão para condomínios, essa tarefa se torna mais simples, já que é possível visualizar as informações de forma rápida, sem a necessidade de fazer levantamentos.
2- Calcular reajustes salariais
Uma despesa que costuma variar é o salário dos funcionários do condomínio. Por esse motivo, uma parte importante da elaboração do planejamento orçamentário é calcular os reajustes salariais dos funcionários e contratos com prestadores de serviço.
Também conte com despesas como 13º salário, férias e outros encargos dos funcionários. Alguns condomínios optam por ratear esses custos nas épocas próprias, mas para evitar flutuação da taxa condominial é mais indicado dividir entre todos os meses.
3- Ter atenção às sazonalidades
Existem despesas sazonais que precisam ser levadas em consideração no planejamento orçamentário do condomínio. Alguns exemplos são:
- Aumento do consumo de água durante o verão;
- Aumento do consumo de energia elétrica no inverno;
- Maior uso e necessidade de manutenção da piscina em épocas quentes;
- Dedetização das áreas comuns do condomínio.
Uma dica para identificar esses gastos é analisar no ano anterior os meses que tiveram uma saída maior de capital e pontuar as razões. Outra dica que refere-se a Previsão Orçamentária, é o fato de adiantar e parcelar despesas como, por exemplo, o INSS, o FGTS, PIS, férias, 13° e previsão de rescisão dos funcionários do condomínio. Dessa forma, essas despesas já podem entrar no planejamento do próximo ano e evitar surpresas.
4- Considerar a inadimplência
A inadimplência é um problema que afeta a maioria dos condomínios, especialmente em períodos de crise. Por esse motivo, analise os índices de inadimplência do ano anterior e preveja uma cota contingencial, que deve ser um pouco maior que o valor acumulado de inadimplência do ano anterior.
Dessa forma, mesmo que alguns condôminos faltem com o pagamento, o condomínio não entra em uma situação complicada e consegue continuar pagando as contas sem sentir tantos os efeitos da inadimplência. Ao final do ano, caso o dinheiro não tenha sido utilizado, pode ser devolvido ou aplicado em alguma melhoria do condomínio.
5- Planejar os investimentos
Quando há um planejamento orçamentário do condomínio, a taxa condominial se torna bem justa, já que não é recolhido mais ou menos dinheiro do que o necessário. Por isso, caso exista interesse em realizar investimentos, como reformas e melhorias, é preciso analisar a prioridade de cada investimento, decidir em assembleia quais serão colocados em prática e prever essa despesa no rateio dos moradores. Essas regras tornam o planejamento orçamentário do condomínio muito mais eficiente.
