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A certificação digital para condomínios é obrigatória desde junho de 2013. No entanto, ainda é um tema que muitos síndicos não dominam. Muitos gestores têm dúvidas sobre como utilizar certificado digital na administração de condomínios.
Pensando nisso, no post de hoje tentaremos tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto trazendo as informações mais relevantes sobre certificação digital para condomínios. Continue a leitura!
O que é Certificação Digital e para que serve?
A certificação digital é um documento eletrônico que é utilizado por empresas, condomínios e pessoas físicas com a finalidade de comprovar quem está executando uma ação virtual. De modo geral, o certificado digital é uma espécie de carteira de identidade eletrônica, pois possui o mesmo valor que um documento físico. A certificação eletrônica, garante a identidade de uma instituição sem que um representante precise comparecer presencialmente. Assim, há menos burocracia e mais agilidade nos processos.
Qual a importância da certificação digital?
Além de oferecer mais praticidade para a gestão, a certificação digital é obrigatória para condomínios. Só é possível acessar o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal com um certificado digital e, apenas é possível enviar dados previdenciários dos funcionários do condomínio ao governo por meio dessa ferramenta. Isso inclui informações sobre o FGTS, INSS, RAIS e demais obrigações trabalhistas.
Se o síndico não providenciar certificação digital para o condomínio, a administração não poderá encaminhar informações exigidas pela Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Prefeituras. Por consequência, o condomínio fica suscetível a multas da Justiça do Trabalho, bem como processos trabalhistas.
Como obter um Certificado Digital?
Primeiramente, o síndico do condomínio deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC) ou Autoridade de Registro (AR) da região. Essas entidades são autorizadas a emitir certificados digitais e são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão regulador da ferramenta. O segundo passo é reunir toda a documentação exigida. Por fim, o síndico deve comparecer pessoalmente ao AR e apresentar todos os documentos e realizar a expedição da assinatura eletrônica.
Quais os documentos necessários para a certificação?
Para emitir o certificado digital para condomínio, é necessário apresentar os seguintes documentos:
- Convenção do condomínio;
- Cartão de CNPJ do condomínio;
- Ata de eleição do síndico atual, devidamente registrada e assinada com firma reconhecida;
- RG e CPF ou CNH do síndico;
- Comprovante de residência do síndico;
- Instituição do condomínio, disponível através do cartório de imóveis;
- Especificação do condomínio, documento feito quando a construtora monta o projeto do empreendimento.
Lembrando que apenas é possível emitir o certificado se o cadastro do síndico estiver atualizado no sistema da Receita Federal.
Quais as vantagens do Certificado Digital?
Alguns dos benefícios de adquirir certificado digital condominial são:
- Síndico pode assinar documentos de forma remota e mais ágil;
- Mantém o condomínio em dia com a legislação;
- Permite cumprir as obrigações fiscais de forma eletrônica, como a declaração de Imposto de Renda online;
- Facilita a conferência das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- Garante a segurança das informações e transações do condomínio, evitando fraudes;
- Diminui a quantidade de papel gasto em processos burocráticos.
Como é feita a renovação do Certificado Digital?
Para renovar o certificado digital do condomínio, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora. Geralmente, é enviado um e-mail para o síndico indicando a necessidade de renovar o documento eletrônico. A certificação digital deve ser feita toda vez que:
- Vencer o prazo de validade do certificado;
- Quando ocorrer troca de síndico ou nova eleição;
- Caso o certificado seja revogado ou cancelado;
- Houver alguma mudança em alguma informação contida no certificado.
