Guia Completo da Previsão Orçamentária

Para um condomínio funcionar de maneira adequada, ele precisa seguir alguns procedimentos básicos, principalmente quando o assunto é dinheiro. Um deles é a elaboração da Previsão Orçamentária, uma obrigação do síndico e do conselho fiscal que precisa ser cumprida ao final de cada ano.

 

A elaboração da previsão orçamentária é fundamental, pois faz parte do planejamento e garante que todas as necessidades do condomínio serão atendidas, sem comprometer a saúde financeira do condomínio. Uma boa previsão orçamentária deve ser realizada com base nos gastos do ano anterior e deve levar em conta itens como: inflação do período, inadimplência do condomínio, salário dos funcionários, férias e décimo terceiro, e contratos a serem negociados.

 

Além disso tudo, também deve possibilitar uma folguinha, para que o pagamento das contas não fique apertado demais. Elaboramos um guia completo para auxiliar na elaboração dessa atividade que é tão importante para a gestão financeira do condomínio. 

 

Quando iniciar a elaboração da previsão orçamentária?

 

A previsão orçamentária deve ser elaborada em meados de outubro ou novembro, para o ano seguinte. Ela é fundamental para que se saiba exatamente quanto vai ser preciso para arcar com o pagamento de contas e quanto se vai ter em caixa para realizar as obras necessárias. Você já ouviu falar na Lei de Responsabilidade Fiscal que rege a gestão pública atualmente? Essa lei diz o que deve e como deve ser gasto os recursos públicos. Se pegarmos emprestado alguns itens desta lei, teremos na previsão orçamentária do condomínio exatamente o mesmo guia, para conseguir ter contas em dia e fluxo de caixa transparente. Exatamente por isso que a previsão deve ser feita com antecedência e sempre de um ano para outro. 

 

Por onde devo começar?

 

Antes de tudo, deve-se fazer uma análise criteriosa de quais são os gastos previstos para o próximo ano. Isto pode ser realizado tomando como base as despesas que o condomínio teve no ano atual. Entre elas, devem constar, por exemplo, os custos fixos com água, luz e telefones, a manutenção dos elevadores, portões automáticos, interfones, equipamentos de ginástica, jardins, piscina, antenas coletivas, recargas de extintores, seguros, impostos, conservação, materiais de escritório e de limpeza, uniformes, equipamentos de segurança e folha de pagamento dos funcionários, incluindo-se aí: férias, 13º salário e eventuais rescisões contratuais de trabalho.

 

Estabeleça as receitas

 

Após realizado o levantamento de gastos, deve ser estabelecido os valores fixos que os condôminos terão que pagar mensalmente, ou seja, as taxas de condomínio. Estas serão as receitas no orçamento. Isto feito, basta emitir os boletos, entregá-los a cada um e, claro, controlar os pagamentos ao longo de todo o ano.

 

Utilize uma planilha

 

Coloque todo o levantamento de dados, de preferência em uma planilha bem estruturada. O ideal é considerar esta planilha como um documento aberto até a aprovação em assembleia. Antes disso, síndico e conselho devem revisar e reestruturar a planilha sempre que preciso. Lembre-se de passar um verdadeiro “pente fino” em todas as despesas e receitas, para ter certeza que não se está esquecendo de nada. Afinal, ninguém vai querer lembrar no ano que vem, uma despesa cara que deveria ter sido prevista anteriormente. 

 

Troque informações

 

Também é importante no momento da elaboração da previsão orçamentária consultar seu contador ou a administradora do condomínio para garantir que todos os itens a serem considerados foram lembrados. Pode-se trocar ideias e informações também com síndicos de prédios vizinhos. Neste caso, a experiência de um ajudará o outro, para isso procure condomínios de porte similar.

 

Conte com ajuda especializada

 

Contar com uma empresa que possa ajudar na administração ou contabilidade do condomínio pode ser uma boa solução para quem tem dificuldades em lidar com as contas e outras questões presentes no condomínio, evitando erros principalmente na área financeira.

 

Inclua a inflação e os reajustes

 

Não se pode esquecer de incluir a inflação do período, calcular os reajustes salariais dos funcionários e levar em conta os aumentos dos contratos com prestadores de serviço. Assim, a previsão orçamentária estará completa e preparada para possíveis imprevistos.

 

Leve em consideração as inadimplências

 

Outro ponto importante é avaliar ainda, todos os casos de inadimplência do ano em vigência. Por vários fatores, alguns dos condôminos vão atrasar ou até mesmo não pagar as taxas condominiais. No entanto, isso não pode afetar a saúde financeira do condomínio, que deve ser capaz de absorver em seu orçamento parte desse prejuízo. Posteriormente, os valores precisam ser ressarcidos pelos inadimplentes, através de acordo ou, se não houver outra maneira, cobrança judicial.

 

Alguns condomínios já saem na frente e contam com o serviço de Receita Garantida. Mesmo assim, o síndico precisa ter em mãos na hora de fechar a previsão orçamentária cálculos como: taxa real de inadimplência e relatório de inadimplência atualizado. Através destes dados é possível ter uma noção de qual o padrão da inadimplência e assim continuar se assegurando com a receita garantida.

 

Deixa uma margem para imprevisto

 

Após tudo somado, considere uma margem de sobra, de preferência uma verba que gire entre 5% e 10% do total do orçamento. Imprevistos sempre ocorrem e o condomínio não estará descoberto para pagar consertos de vazamentos inesperados ou substituição de algum equipamento, caso seja necessário.

 

Faça um bom planejamento das obras

 

É fundamental pensar nos investimentos que serão necessários. Quais as obras que precisarão ser realizadas no ano que vem? Mesmo que o condomínio não vá realizá-las no momento, deve-se realizar ao menos três orçamentos para ter como fazer um cálculo estimado de quanto será gasto.

 

Apresente a previsão orçamentário em assembleia

 

Quando a previsão orçamentária já estiver completamente pronta, é hora de apresentá-la em assembleia para todos os condôminos, para que possa ser feita a discussão e aprovação em assembleia geral.

 

Nesta hora quanto melhor for a forma de apresentar, mais fácil de explicar aos condôminos. Utilize recursos visuais e gere gráficos que vão mostrar de forma fácil o quadro financeiro do condomínio.

 

O fundo de reserva também entra no orçamento?

 

Vale ressaltar que, por mais que os cálculos sejam bem feitos, é impossível estimar os gastos com imprevistos. Por isso, o orçamento deve prever a elaboração e a gestão de um fundo de reserva que possa suprir eventuais emergências. O fundo de reservas nada mais é que aquela arrecadação que pode ou não estar prevista na Convenção. É importante pesquisar se está ou não. Se estiver, essas parcelas devem ser pagas por cada um dos proprietários das unidades condominiais.

 

Se o fundo de reserva for fixado e aprovado juntamente com o orçamento do condomínio, fica sob responsabilidade do síndico fazer a melhor aplicação financeira que encontrar no mercado e aprovar no conselho consultivo ou na assembleia geral. Já para utilizar o fundo de reserva, por exemplo, para pagamento de despesas emergenciais não previstas no orçamento, será necessária a aprovação de todos os condôminos.

 

Como você viu, fazer a previsão orçamentária do condomínio não é uma atividade muito simples. Muitas questões devem ser consideradas e colocadas em discussão com os outros moradores durante a elaboração e apresentação da previsão orçamentária para que o seu condomínio possa funcionar da melhor maneira possível, atendendo a todas necessidades dos condôminos.