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Em tempos de crise ou de dinheiro sobrando, ter atenção aos custos e despesas, é algo fundamental para a manutenção e gestão de qualquer condomínio. Alguns síndicos e membros do conselho, às vezes por desorganização ou devido à sobrecarga causada pelas demais tarefas exigidas pela função, não somente possuem dificuldades com o planejamento e o orçamento, como em vários casos, chegam até mesmo a desconhecer completamente a realidade da saúde financeira do condomínio.
Vários fatores são essenciais para a realização de uma gestão segura das contas a receber e a pagar. Essas variáveis impactarão diretamente na necessidade de recursos para manter o fluxo de caixa saudável, fator esse que quando é deixado de lado, leva muitos condomínios a passarem por sérias dificuldades financeiras!
Quais os custos de um condomínio?
Antes de mais nada é preciso saber quais são os custos de um condomínio. Ou seja, conhecer de maneira aprofundada em que se está gastando dinheiro. Segundo especialistas, em média, a distribuição dos gastos de um condomínio são divididas da seguinte forma:
- 50% com despesas de folha de pagamento de funcionários, como salários e encargos;
- 20% com consumo de água, luz, gás, entre outros;
- 30% em contratos de manutenção, elevadores, seguros , bombas, despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e outros pequenos reparos.
A soma de todos esses custos apresentados é a base para o cálculo da cota condominial.
Quais os gastos fixos de um condomínio?
Como pode-se ver anteriormente, a maior parte das receitas são usadas para os gastos fixos do condomínio, ou seja, aqueles gastos todo o mês com as contas recorrentes. São custos fixos do condomínio:
- Salários dos funcionários
- Encargos sociais
- Materiais diversos, como material de limpeza e escritório
- Energia elétrica
- Água
- Manutenções
- Administradora do condomínio e outros serviços terceirizados
Claro que muitas vezes surgem gastos extraordinários devido a emergências que precisam ser resolvidas. E por esse motivo que é fundamental o síndico ter um bom planejamento financeiro através de uma previsão orçamentária e também um fundo de reserva para arcar com estas despesas.
Quais os gastos que poderiam ser evitados?
É possível, sim, reduzir os custos de um condomínio! Mas, antes de mais nada é importante ter um panorama geral destes gastos nos últimos seis meses pelo menos, para assim pensar em alternativas de como diminuir a taxa do condomínio.
Dificilmente você vai ter algum gasto dentro do condomínio que possa ser postergado. Quase tudo é essencial e de praxe, mas é possível economizar em alguns pontos, os chamados excessos:
Fique atento aos recursos humanos: os funcionários são responsáveis por uma grande parte dos gatos do condomínio. Para reduzir o valor do condomínio não é necessário demití-los. Com algumas simples mudanças de ações já é possível gastar menos. Primeiramente, deve-se avaliar a quantidade e os gastos com horas extras que estão sendo pagas. Caso muitos funcionários estejam ultrapassando a jornada normal de trabalho, é hora de considerar uma nova contratação. Além disso, para reduzir o número de horas extras, tente evitar que os funcionários acumulem funções. É importante também começar a metrificar a produtividade destes funcionários. Quanto tempo eles ficam ociosos, e como eles poderiam fazer mais trabalho em menos tempo?
Reduza o consumo de energia elétrica: Ficar atento à fuga de energia pode gerar uma economia de 20% na conta de luz. Quando aparelhos como televisões, computadores, aparelhos de som, de ginástica ficam ligados em stand-by (modo de espera), eles continuam gastando energia. Para evitar esse desperdício de energia, basta desligar os aparelhos eletrônicos da tomada. Nos computadores, use o recurso de economia de energia. Esse sistema desliga o monitor quando ele não estiver sendo usado por muito tempo. Você, inclusive, pode escolher qual o melhor tempo para o monitor apagar. Evite deixar também os acessórios do computador ligado, como impressoras e estabilizadores. Se você ainda não optou pelas lâmpadas de LED e os sensores de presença, está bem atrasado, uma vez que eles são capazes de gerar mais economia ainda.
Economia de água: Uma dica que nunca publicamos aqui foi a utilização dos novos modelos de vasos sanitários. Atualmente, já existem modelos mais econômicos de vasos sanitários. Em condomínios antigos, os modelos antigos podem representar gastos maiores de volumes de água. Tanto nos apartamentos quanto nas áreas comuns, o ideal é usar o vaso sanitário com caixa acoplada. Dessa forma, será possível diminuir de 24 litros para 6 litros de água em cada descarga dada. Isso significa um consumo quatro vezes menor. Além de fazer um incentivo de uso consciente da água, também é possível pensar no aproveitamento e reuso de água. Isso significa tratar e reutilizar as águas de chuvas que seriam descartadas. Caso o condomínio seja mais antigo, é indicado realizar a instalação de hidrômetros individuais que ajudam a economizar cerca de 20% de água. Assim como para a economia de energia, existem algumas ações diárias que o condomínio deve adotar para economizar água e evitar gastos desnecessários, como:
- Monitorar o consumo de água do condomínio para caso haja grande diferença, será possível perceber vazamentos ou problemas relacionados.
- Não utilizar a água do condomínio para a lavagem de carro.
- Rever a necessidade de lavar alguns locais todos os dias. Por exemplo, escadas com pouca circulação, calçadas, entre outros.
Manutenção preventiva: fazer todas as manutenções nas datas programadas pode parecer um gasto desnecessário, porém, esta é a melhor maneira de evitar ter que fazer grandes obras emergenciais no condomínio. Por isso, é recomendado criar um checklist com todos os itens que devem ser conferidos.
Cobrança de inadimplentes: inadimplência é um dos grandes problemas da gestão de condomínios. O síndico deve evitá-la ao máximo, mas quando ela se tornar inevitável é fundamental agilizar as cobranças. Vale ressaltar que os prazos para a quitação das dívidas foram reduzidos com o novo Código Civil.
Gestão eficiente e participativa: outro ponto importante é organizar as contas, planejar os gastos e avaliar os processos administrativos. Assim, o síndico terá conhecimento sobre tudo o que está acontecendo e conseguirá fazer ajustes o mais rápido possível sempre que necessário. Outra dica é convidar os moradores a participarem mais ativamente de todas as decisões do condomínio. Além dos condôminos perceberem a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia que você não havia pensado em relação a gestão financeira do condomínio, como algo para diminuir os custos ou então para gerar receita.
