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A prestação de contas é um dos itens mais importantes para a gestão e o bom funcionamento de um condomínio. Essa ação é tão fundamental que segundo o artigo 1.348 do Código Civil ela é obrigatória para todos os síndicos. Isso porque, a prestação de contas é umas das ferramentas que possibilita aos condôminos acompanharem as finanças do condomínio de perto.
No entanto, a prestação de contas só ocorre uma vez no ano e, por isso, é fundamental que o síndico construa uma gestão transparente, apresentando todas as contas e propostas e mantendo a tranquilidade de todos os moradores. Para uma gestão transparente é necessário seguir alguns passos indispensáveis. Nós reunimos 7 dicas fundamentais para que todo síndico conquiste uma gestão transparente definitiva.
1- Auditoria preventiva
Realizar uma auditoria mensal pode oferecer bastante benefício aos condomínios. Principalmente, para condomínios de grande porte, nos quais há a necessidade de lidar com diversos prestadores de serviços e também com um volume de compras muito maior. Na auditoria preventiva, um profissional especializado audita a pasta de contas todos os meses e assinala se o documento apresentado está dentro da estimativa planejada ou não. Os moradores devem ter acesso ao relatório mensal que deve ser assinado pelo contador contratado para a atividade.
2- Apresentar balancetes no boleto
Outra opção de manter todos moradores informados sobre as contas do condomínio é apresentar os balancetes das contas nos próprios boletos de taxas condominiais. Essa medida é bastante prática e possibilita que o condômino acompanhe as contas mensalmente muito mais de perto.
3- Sites de gestão de condomínio
Atualmente é cada vez mais comuns os condomínios e administradoras utilizarem plataformas online para comunicação. Por meio dessas plataformas, condôminos, síndicos e administradoras podem ter acesso a documentos, como atas de assembleias, regimento, convenção, entre outros. Além disso, algumas dessas plataformas permitem acesso a orçamentos de obras, reservas de espaços do condomínio e abertura de ocorrências. Essa é uma forma muito mais ágil, transparente e segura de administrar o condomínio.
4- Uso de informativos
Muitos condomínios não possuem o orçamento necessário para contar com o auxílio das plataformas online ou das administradoras. Sendo assim, a melhor forma de manter a transparência durante toda a administração é a comunicação. Para que isso ocorra corretamente, é necessário informar com antecedências a todos os condôminos a situação financeira do condomínio e possíveis projetos e orçamentos de obras. Realizar assembleias periodicamente é uma boa opção para manter o canal de comunicação, mas, além disso, é preciso informar aos condôminos com pelo menos 10 dias de antecedência o início de alguma obra aprovada, colocando avisos nos quadros e elevadores.
5- Realizar reuniões abertas com o conselho geral
Normalmente os conselheiros se reúnem mensalmente para analisar a pasta de documentos do condomínio. Quando o condomínio é administrado por um síndico profissional é indicado que o mesmo permaneça presente durante a reunião para tirar quaisquer dúvidas dos conselheiros. Realizar essa reunião aberta para todos os moradores possibilita que os condôminos interessados no cotidiano administrativo do condomínio possam acompanhar de perto as finanças e qualquer possível problema de perto.
6- Ser um síndico disponível
Esse fator para muitos pode não ser novidade, porém, é importante lembrar que para manter uma administração transparente e de qualidade, o síndico deve estar disposto a conversar e tirar as dúvidas de todos condôminos. Sem essa abertura para diálogo é extremamente difícil que o morador se sinta confortável para fazer perguntas e confie plenamente na administração. Os moradores devem sentir que o síndico está realmente disposto a escutar e tirar dúvidas. Uma sugestão é separar um período de horário a cada 15 dias para se reunir com condôminos que solicitarem uma conversa.
7- Cotações e orçamentos
Outra ação bastante eficaz para manter a transparência administrativa é realizar orçamentos com no mínimo 3 fornecedores diferentes antes de fazer a contratação para qualquer tipo de serviço ou compra. Esses orçamentos também devem estar disponíveis para consulta dos moradores. Dessa maneira, caso haja alguma futura dúvida sobre o assunto, o síndico poderá comprovar que a empresa contratada para o serviço fornecia as melhores condições financeiras para o condomínio.
